Virtuele Assistenten zijn enorm in opkomst de afgelopen jaren. Maar ondanks dat het gebruik van VA’s enorm populair is geworden, krijgen we toch nog regelmatig de vraag wat het betekent om met een Virtual Assistant of een Virtual Business team te werken. Het werken met een virtueel assistent is substantieel verschillend van het werken met een virtueel team. Daarom gaan we in deze blog eens verder op de vraag in waarom je moet kiezen voor een team.
De voordelen van het werken met een VA of Virtual Team
Het voordeel met de meeste impact is dat het werken met een VA of het kiezen voor een virtueel team je werkweek keer op keer productiever en vele uren korter maakt. De meeste ondernemers beginnen solo. Er is dan vaak nog geen budget om een full- of part-time werknemer in dienst te nemen. Maar een virtueel assistent kan met 5 tot 10 uur per week al een enorme berg met werk voor je verzetten. Je hoeft dus niet pas aan een virtual assistant te beginnen als je het budget hebt voor 40 uur in de week.
De uren die je hiermee vrij krijgt kan je weer inzetten voor alles dat voor jou meer waarde heeft. Bijvoorbeeld om meer sales te doen of meer van dat waar jij super goed in bent (werken in je Zone of Genius). Als je kiest voor het werken met een virtueel team heb je meer mogelijkheden om te werken aan de groei van je bedrijf. En natuurlijk ook niet onbelangrijk, je kan er ook voor kiezen deze tijd te gebruiken om meer te doen met je familie en vrienden.
Het verschil tussen een virtueel assistent en virtueel (business) team
Het grootste verschil tussen het werken met één virtueel assistent en het werken met een virtueel business team is dat je niet werkt met één vaste persoon om alle taken op te pakken. Je hebt een heel team tot je beschikking en kan voor elke taak de juiste expert inzetten. Hierbij kun je denken aan een marketing expert voor het genereren van leads en klanten, een copywriter voor het schrijven van teksten, een IT specialist voor je website en marketing automation, enzovoorts.
Er zijn vast VA’s te vinden die veel weten van Facebook en Google Ads, landingpages en mailfunnels kunnen bouwen met goede e-mails, zoekwoordenonderzoek kunnen doen om blogs mee te schrijven en intussen ook je agenda en mailbox bij willen houden.
Door de brede kennis betaal je vaak al bijna hetzelfde uurtarief als voor een specifieke expert. De vraag is alleen of hun brede kennis ook net zo diep gaat als van een expert. Heb je liever iemand voor wie dit hun dagelijkse en full-time bezigheid is of iemand die dit een paar uur per week erbij doet? Zo’n breed inzetbare VA kan in het begin misschien waardevol zijn om je business te groeien, maar er komt een moment dat je opnieuw tegen een limiet aan loopt of dat door deze keuze je groei niet zo snel gaat als dat je gehoopt had. Bovendien neem je best een risico door al je geld in te zetten op een enkel persoon. Maak daarom een wel overwogen keuze die past bij je ambitie en groeiplannen.
Persoonlijk contact
Een veel gehoord argument om toch op zoek te gaan naar een enkele VA is het persoonlijke contact en de wens voor één op één contact. Een misvatting is echter dat een virtueel team groot moet zijn. Wij merken dat onze klanten wel meerdere expertises gebruiken uit ons team, maar dat afhankelijk van hun business ze eigenlijk nooit met meer dan 3 of 4 verschillende Virtual Professionals werken. Dat contact is dus zeker nog persoonlijk als je zou kiezen om met een team te gaan werken.
Het regelen van de communicatie tussen alle experts hoef je bij voorkeur niet zelf te doen, zeker niet als de virtueel experts elkaar al kennen en samenwerken. Dit is waar het verschil zit tussen een virtueel team en een Virtueel Business Team. Bij een Virtual Business Team zoals wij zorgt de gezamenlijke business mindset voor vaste communicatie onderling. Zonder die mindset blijven het experts die los van elkaar werken. Jij geeft aan welke taak je graag uit handen geeft, en jouw team lost dit vervolgens gezamenlijk voor je op. Zij weten elkaar te vinden en te instrueren. Je hoeft dus niet zelf je nieuwe marketing plan aan je designer en webbouwer uit te leggen om je nieuwe landingpages online te krijgen. En je raakt niet verzeild in een discussie tussen de ontwerper en copywriter dat er te veel tekst op de flyer staat.
Naar mate je onderneming groeit ga je merken dat je je team steeds minder instructies gaat geven op detailniveau en je je steeds meer gaat richten op je visie en het bouwen van je bedrijf. De kans is dan groot dat het tijd wordt om met een Virtual Business Manager aan de gang te gaan. Deze stuurt jouw team aan en verzorgt het grootste deel van de communicatie en organisatie. Jij creëert een visie en je virtuele business manager implementeert hem.
Nog meer voordelen
Er zijn ook nog wel andere voordelen te benoemen door te kiezen met een team te werken, zoals:
- Je business ligt niet zomaar stil als je VA ziek is, je hebt immers een team achter je staan. Met de juiste voorbereiding is dit geen probleem.
- Je haalt professionele kennis in huis, iedereen doet waar hij of zij passievol over is.
- Dus ook jij krijgt de kans weer te doen waar je energie van krijgt.
- Je hebt geen overhead.
- Zelf word je ook productiever omdat je minder afgeleid bent.
Een Virtueel Business Team begrijpt jouw business
Met het bouwen van ons team is één ding steeds duidelijker geworden. Virtuele Assistenten – of liever gezegd Virtual Professionals – begrijpen wat er in jouw business moet gebeuren. Vanuit hun expertise zien zij welke stappen er nodig zijn om een organisatie te laten groeien. Zij willen het werk uit handen nemen en doen waar zij goed in zijn.
We krijgen vaak van VA’s te horen dat ze zelf best op zoek kunnen naar nieuwe klanten, maar ze liever bezig zijn met het werk waar ze goed in zijn. Het is prachtig om te zien hoe deze VA’s zo de focus kunnen hebben op dat waar zij goed in zijn en dat ze snappen dat jij als ondernemer daardoor exact hetzelfde kan doen. Er is echt niks beters dan een virtual assistant die wil dat jouw business naar het volgende level gaat en die ook nog eens de kennis en de tools in huis heeft om dat voor elkaar te krijgen.
Vertrouw er op dat ze het kunnen
Loslaten is de grootste uitdaging die ik vandaag de dag zie bij ondernemers. Als ondernemer moet je niet vasthouden aan taken waar jij niet extreem goed in bent. Ik weet dat het lastig is, maar je moet je team echt gaan vertrouwen en dingen los gaan laten. Alleen dan kan jij ook weer nieuwe dingen aanpakken en voorkom je dat je in een frustratiecyclus terecht komt. Geef het werk over aan diegene wiens expertise het is. Zij kunnen het echt beter dan jij.
Ik zie vaak dat ondernemers vinden dat hun onderneming totaal anders is dan andere ondernemingen en dat het uitvoeren van taken op een hele specifieke manier moet. Vanuit hun ervaring ontstaan dan vaak bijzondere werkwijzen die ze ook verwachten van hun team. Het is dan super fijn dat een expert dat soort punten eens tegen het licht kan houden. Vaak komt er vanuit hun expertise een veel eenvoudigere oplossing of aanpak.
Jouw team lost graag problemen op
Virtual Business Teams zijn echte “problem solvers”. Elke VA heeft zijn eigen expertise en zijn eigen niveau. Of je het nu hebt over technische problemen, administratieve problemen, creatieve problemen of iets anders, in de basis is er altijd wel een virtuele assistent die het op kan lossen. En als je een stuk expertise mist? Of als het toch niet gaat zoals je graag wil, los het probleem dan op en probeer het opnieuw. Door je team goed samen te stellen weet je dat je alle problemen binnen jouw business zonder twijfel aan kan. Want het oplossen van problemen is waar een VA goed in is.
Wat moet of kan je uitbesteden?
Vorig jaar had ik nog gezegd dat een Virtual Assistant alles kan doen behalve koffie brengen. Maar met dank aan Dunkin’ Donuts en Deliveroo is dat probleem nu ook gefixed. Maar even serieus, een virtueel assistent kan nagenoeg alles doen in jouw business zolang er geen fysieke aanwezigheid nodig is. En zelfs dat soort taken kunnen vaak afgevangen worden door bezorg- of servicediensten. Er zijn zelfs Personal Assistant diensten waarbij je zaken op locatie geregeld kan krijgen. En het één hoeft het ander natuurlijk niet uit te sluiten. Wij werken ook geregeld samen met Personal Assistants of andere vakexperts op locatie.
Positieve energie
Wil je snel meer positieve energie? Begin dan met hetgeen je niet goed in bent, taken die je niet leuk vindt om te doen en waar je niet in excelleert. Daarmee creëer je meer tijd om te doen waar je goed in bent. Maak voor jezelf inzichtelijk waarin je excelleert, wat je wel kan maar niet heel goed of efficiënt en waar je slecht in bent. Of iets wat echt alleen jij kan. Het opnemen van jouw persoonlijke podcast bijvoorbeeld is iets wat een VA niet kan, maar het editten, shownotes schrijven en online zetten natuurlijk wel.
Wil je snel meer resultaat en tijd voor andere dingen? Begin dan eens met bijhouden waar je tijd aan spendeert. Meer hierover kan je lezen in onze blog “Waarom iedereen aan time-management zou moeten doen”.
Uiteindelijk gaat het erom dat jij zo veel mogelijk tijd besteed aan datgene waar je goed in bent, en hetgeen waar jij minder goed in bent uitdraagt aan iemand anders.
Kijk anders eens naar deze PDF waarin we 40 taken voor je op een rijtje hebben gezet die je kan uitbesteden. En als je dan toch bezig bent… waarom alleen op zakelijk gebied uitbesteden? Ook privé kun je taken uitbesteden.
Kiezen voor een Virtual Business Team gaat echt het beste zijn wat je ooit gedaan hebt. Zorg ervoor dat je de juiste experts inhuurt met de juiste skill set en motivatie en je gaat in no time je business naar het next level brengen.
Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.
