Tijd is kostbaar, zeker als ondernemer. Veel mensen vinden het lastig om efficiënt om te gaan met tijd en deze optimaal te benutten. Toch heeft iedereen evenveel uren in een dag en zijn er mensen die in die tijd meer weten te bereiken. Hoe dat kan? Time management speelt daar een belangrijke rol in.
Wat is Time management?
Met time management bedoelen we dat je procesmatig en bewust je activiteiten inpland. Het doel van time management is het efficiënter gebruiken van je tijd, het productiever zijn en effectiever werken. Eigenlijk is het maar een vreemd begrip, want je hebt geen controle over tijd. Waar je wel controle over hebt, is waar je je tijd aan besteed en op welke manier.
Time management geeft je dus inzicht in je productiviteit en de verschillende taken die je op een dag uitvoert.
Waarom lukt het niet?
Het klinkt heel simpel, bewust je tijd inplannen en er efficiënter mee omgaan. Toch lukt het een hoop mensen niet. Hoe komt dat dan als time management zo belangrijk is?
Wat we vaak zien dat er gebeurt, is dat iedereen heel enthousiast aan de slag gaat. Je gaat namelijk knallen en zoveel mogelijk wegwerken. Je hebt een lange to do lijst en die moet weg. Vervolgens ben je veel te optimistisch over wat je binnen een bepaalde tijd weg kunt werken. En dan komt er ook nog een telefoontje tussendoor en staat de buurvrouw voor de deur. Weg planning! Je goede bedoeling en de positieve energie waar je mee begon is helemaal weg en time management gaat al snel weer de deur uit.
Een andere valkuil is dat niet de juiste keuzes worden gemaakt. Zo heeft iedereen taken waar je energie van krijgt. Ik vind het heerlijk om mijn administratie te doen bijvoorbeeld, maar ik ken genoeg mensen die dit echt vreselijk vinden. Hoe makkelijk is het om de leuke taken waar je energie van krijgt als eerste op te pakken en alles wat je niet leuk vindt vooruit te schuiven. Hetzelfde geldt voor vragen van anderen die tussendoor komen. Als je anderen jouw agenda laat bepalen, loop je altijd achter de feiten aan.
Hoe moet het dan wel?
Time management is dus meer gericht op hoe je je tijd besteedt en de manier waarop. Daar moet dus ook de focus op liggen. Hieronder zullen we stap voor stap uitleggen hoe jij jouw time management proces opzet.
Herken de tijdslurpers
Onregelmatigheden of taken die je productiviteit belemmeren kunnen er heel geleidelijk in sluipen. Misschien voer jij wel alle taken uit terwijl iemand anders deze taken net zo goed of misschien zelfs wel beter uit kan voeren. Hoeveel tijd besteed je bijvoorbeeld aan het zelf afhandelen van je administratie, sales calls, het op weg helpen van nieuwe teamleden en ga zo maar door? Door je tijd af en toe bij te houden vind jij binnen no time jouw tijdslurpers. Het geeft niet alleen inzicht in wat er beter of anders kan, maar ook hoeveel tijd je nog besteed aan het opbouwen van je bedrijf. Wij doen gemiddeld elk kwartaal een “time-tracking week” waarbij we nauwgezet al ons werk bijhouden.
Ook op privégebied kunnen er dingen gebeuren waardoor je sneller afgeleid bent van je werk. Dingen als je relatie, familie, kinderen of vrienden kunnen oorzaken zijn waardoor je dagelijkse (werk)routine ongemerkt verandert. Besteed je bijvoorbeeld meer tijd aan het scrollen op social media zoals Instagram in plaats van je werk of product te promoten op dit platform? Of merk je dat je op zoek gaat naar oplossingen op internet voor problemen die zich in de privésfeer voordoen? Het bijhouden van je time tracking geeft inzicht in dit soort zaken en kan jouw (nodige) wake-up call zijn.
Er zijn dus genoeg redenen om periodiek je tijd bij te houden en te analyseren in een time management proces. Je kan dit natuurlijk doen met simpele tools als een stopwatch en een notitieblokje, maar er zijn efficiëntere manieren. Een paar handige tools om je tijd bij te houden zijn Toggl, TMetric, Harvest en Chrometa.
Tmetric
Onze favoriete time management tool is Tmetric. Zeker in combinatie met de Tmetric button Chrome extension. Met deze Chrome extensie kun je Tmetric timers starten vanaf een diversiteit aan verschillende websites. Je kunt bijvoorbeeld bijhouden in Gmail hoeveel tijd je besteed aan het beantwoorden van één of meerdere mails of in Google Docs bijhouden hoe lang je bezig bent met het uitwerken van een plan of tekst. Vanuit je projectmanagement software zoals Trello start je een timer met dezelfde omschrijving als de titel van het kaartje. En zo werkt het met Clickup, Asana, Google Docs, Airtable, Basecamp, Slack, enz. Ook kan je met tags werken waardoor je meer inzicht kan maken in je rapportages of time entries kan markeren als “gefactureerd”.
2. Analyseer je tijd
Zodra je weer een periode jouw tijd bijgehouden hebt, is het tijd om dit te analyseren. Hoeveel tijd besteed je aan welke taken? Hoe vaak doe je ze en hoeveel tijd kosten ze? Zijn het routineklussen die je uit kunt besteden zodat jij meer tijd overhoudt voor andere taken? Hoeveel onderbrekingen heb je, zoals telefoon, collega’s, etc.? Door het inzicht uit je tijdregistratie tool goed te gebruiken, kun je sneller, efficiënter en productiever werken en uitbesteden.
Stel jezelf steeds de vraag of deze taken jouw bedrijf verder gaan brengen wanneer je je geschreven tijd gaat analyseren. Als een bepaalde taak geen duidelijke bijdrage heeft voor het bouwen van je bedrijf, bedenk dan of het überhaupt wel nodig is om te doen en zo ja, wat ervoor nodig is om deze taak uit te kunnen besteden.
Herken ook de taken die regelmatig terugkomen. Kun je hier een proces voor schrijven waardoor iemand anders ze kan oppakken of kun je ze misschien zelfs automatiseren waardoor niemand ze meer (volledig) hoeft uit te voeren?
Mike Michalowicz spreekt in zijn boek Clockwork over de 4D’s. Deze 4 D’s kun je gebruiken om het bijhouden van je tijd nog overzichtelijker te maken. De 4 D’s zijn:
- Doing
- Deciding
- Delegating
- Designing
Als je met het registreren van je tijd elke bijdrage tagged met een van deze 4 D’s, kun je aan het einde van je registratieperiode ook makkelijk inzicht krijgen in jouw 4D mix. Een ondernemer van een goed lopend bedrijf zal bijvoorbeeld meer bezig zijn met ‘designing’ dan ‘doing’. Wil je meer lezen over de 4 D’s? Lees dan hier onze blogpost over Clockwork.
En vind je Clockwork interessant? Hier lees je de eerste twee hoofdstukken van zijn boek gratis. Hoofdstuk twee gaat volledig over het analyseren van je tijd.
3. Jouw plan van aanpak
Nu je een overzicht hebt van de taken die jij oppakt, welke van deze taken je bedrijf verder helpen, welke taken iemand anders beter zou kunnen oppakken en waar jouw tijdslurpers zitten, kun je je time management proces gaan opzetten om jouw werkzaamheden efficiënter op te pakken en productiever te zijn.
Kijk voor de taken die iemand anders op kan pakken, wie dit het beste kan oppakken. Heb je die persoon al in je team zitten of niet? Wanneer je dan eindelijk de taak gaat uitbesteden, let dan even op de valkuilen bij het uitbesteden.
We adviseren om een project management tool te gebruiken om de uit te voeren taken in te zetten. Zo is het jouw hoofd uit en kun je duidelijke keuzes maken en prioriteiten aangeven. Goede project management tools zijn bijvoorbeeld ClickUp, Asana of Trello. Dit is de basis waaruit je productiever kunt gaan werken. De eerste keer zal het een soort braindump zijn van alles wat er in je opkomt dat er moet gebeuren. Daarna kun je dagelijks deze lijst bijwerken en prioriteren. Bovendien kan je met dit soort tools ook eenvoudiger werk uitbesteden, samenwerken en je processen vastleggen.
4. Ga aan de slag en evalueer regelmatig
Als je eenmaal aan de slag gaat met een project management tool en periodiek tijd schrijft en analyseert, kun je jouw time management proces aanpassen. Wees lief voor jezelf en ga er niet vanuit dat al je proces perfect is. Er is altijd verbetering mogelijk en verandering gebeurt geleidelijk.
Aan de slag en dan?
Als je dan eenmaal aan de slag gaat, moet je keuzes gaan maken wat je iedere dag op gaat pakken.
Planning is key!
Ga niet steeds tussen taken bedenken wat je vervolgens gaat doen. Dit kost echt onnodig veel tijd, het is inefficiënt en het werkt uitstelgedrag in de hand. Wees wel realistisch in je planning. Ga taken niet strak tegen elkaar aan plannen. Je hebt ook rustmomenten nodig tussendoor om productief te blijven. Mocht er een keer toch onverwachts iets tussendoor komen, dan wil je niet gelijk vastlopen in je planning.
Prioriteiten
Voor het stellen van prioriteiten vind ik de Eisenhower matrix erg helpend. Alle urgente en belangrijke taken moet je direct oppakken. Dit is een kwestie van managen, maar natuurlijk niet wenselijk. Je wil eigenlijk in de situatie van belangrijke, maar niet urgente taken zitten. Dit is makkelijk te plannen. Maar je moet dan wel focussen op belangrijke taken, want als die blijven liggen worden ze vanzelf urgent. De onderste rij (niet belangrijk, maar urgent of niet belangrijk en niet urgent) wil je zelf eigenlijk niet hoeven uitvoeren. Dit zijn taken die je bijna altijd kunt schrappen of uitbesteden.
Jouw project management tool
Zoals ik al aangaf kan een project management tool de basis zijn van productiever en efficiënter (samen)werken. Maar hoe doe je dat dan?
In je project management tool zet je alle taken. Wij zijn zelf fan van de Kanban-view. Hier maak je gebruik van swimming lanes: To Do, Doing, Done. Wij voegen daar zelf nog een Waiting kolom aan toe om duidelijk het onderscheid te hebben tussen wat bij ons ligt en bijvoorbeeld bij een klant. Zo hoef jij niet steeds uit te zoeken wat de status is of bij wie een actie ligt. Dat staat gewoon in je project management tool! Het enige dat jij daarvoor hoeft te doen, is het systeem ook daadwerkelijk bijhouden.
Een tip voor grotere taken of projecten: deel ze op in subtaken. Vooral ClickUp is daar ideaal voor. Door subtaken of checklists kun je ze makkelijker ook in je planning verwerken zonder het gevoel te hebben dat je niets af kunt maken. 4 dagen aan hetzelfde punt werken zonder iets af te kunnen strepen kan demotiverend werken. Het menselijk brein is zo gemaakt dat we gestimuleerd worden door (visuele) veranderingen, juist daarom is een visuele tool met bijvoorbeeld een Kanban view zo goed omdat je letterlijk je werk vooruit ziet gaan.
Nu vraag je je misschien af wat je nu met ad hoc vragen doet of taken die tussendoor komen. Maak steeds de afweging waar de taak valt in de Eisenhower matrix. Dit is echt een goede leidraad om de juiste keuze te maken. In principe moet je niets doen wat je niet in de planning had staan. Jij bepaalt jouw agenda en niemand anders! Als het echt belangrijk en urgent is, natuurlijk moet de taak dan gewoon uitgevoerd worden. Die situatie kan nu eenmaal ontstaan.
Is dat niet het geval, dan maak je de afweging of jij degene bent die de taak moet uitvoeren en als dat het geval is, dan plan je de taak in in jouw project management tool. En niet onbelangrijk, als je er geen ruimte voor hebt, prop het er niet alsnog tussen. Maak in zo’n geval dan bewust de keuze om iets anders op dat moment niet te doen en opnieuw in te plannen voor een ander moment. Zo dwing je jezelf op het juiste moment een bewuste keuze te maken en confronteer je jezelf met de “gevolgen”. En als het gaat om een collega of klant, dan laat je die zelf kiezen, dit stond in de planning maar je vraagt nu iets anders, welke wil je dat ik nu doe? Zo blijf jij het overzicht en de grip op je planning houden. Dit is jouw weg naar succes!
De voordelen
Goed time management heeft een hoop voordelen en het enige dat jij ervoor hoeft te doen is zorgen voor de motivatie om het systeem op te zetten en de discipline om eventueel te veranderen en bij te sturen als dat nodig is. Voor zover je nog niet overtuigd was, zetten we hier nog even de voordelen op een rijtje.
1. Overzicht en rust
Je krijgt meer overzicht van wat je nog moet doen en ook wat je niet meer moet doen. Weten wanneer je het gaat doen en waar je eventueel op wacht. Door het overzicht te hebben weet je welke kant je business op beweegt, met jou aan het roer. Wat een rust zal dit je ook geven. Alles is uit je hoofd en in een systeem. Ook werk je niet meer van de hak op de tak, maar heb je een planning gericht op de doelen die jij wil bereiken.
2. Getting Things Done met meer kwaliteit
Doordat je nu een planning hebt en je daar ook daadwerkelijk aan houdt, ga je merken dat je veel meer gedaan krijgt en ook nog eens de tijd hebt om de kwaliteit te leveren die je wil leveren. Met time management bereik je sneller je doelen. Uitstelgedrag wordt ook een ding uit het verleden.
3. Je maakt beter onderbouwde keuzes
Doordat je het overzicht hebt, een planning en een doel, is het veel makkelijker om de juiste keuzes te maken. Minder handelen op intuïtie of gevoel en meer op feiten. Door het tijdschrijven heb je veel meer zicht op welke taken jij helemaal niet uit zou moeten voeren. En als je meer gaat uitbesteden, hou je ook nog eens tijd over voor belangrijkere taken… voordat ze urgent worden 😉
Tips
Tot slot nog een aantal tips om zeker te weten dat jouw time management proces een groot succes wordt.
- Zorg dat je iedere dag een taak kunt afronden, hoe klein dan ook. Dit werkt motiverend.
- Maak je voortgang visueel met bijvoorbeeld een project management tool, zien bewegen, doet bewegen.
- Wees niet bang om nee te zeggen. Jij beslist over jouw tijd en wat je wel of niet doet, niemand anders. Naarmate je dit oefent ga je merken dat anderen je meer gaan respecteren. Liever een “ja” die je waar kan maken dan een die niets waard is.
- Als je een taak hebt waar je tegenop ziet, start daar dan mee. Dat voorkomt uitstelgedrag waardoor je hele planning in de soep loopt.
- Zorg voor een opgeruimde werkplek waar je ongestoord kunt werken.
- Plan ook momenten in dat je kunt ontspannen. De boog kan niet altijd gespannen zijn.
- Plan in wanneer je naar je e-mail/Whatsapp kijkt en sluit daarna je programma af om te voorkomen dat binnenkomende berichten je afleiden. Als het echt belangrijk is, mailen ze niet.
- Unsubscribe is een geweldige functie in e-mail. Maak er gebruik van als je merkt dat je de e-mail toch niet leest. We adviseren sowieso om de mails waar ‘unsubscribe’ in voorkomt in een aparte map te laten binnenkomen, zodat je deze mails al filtert van de andere mails en kunt lezen wanneer daar tijd voor is. Check onze inbox-zero blog voor meer tips.
- Vraag jezelf bij besprekingen af of jouw aanwezigheid noodzakelijk is. Als dat het geval is, zorg dan dat het doel van de bespreking duidelijk is en dat er een duidelijke agenda is. Het helpt om aan te geven tot hoe laat je hebt voor de bespreking. Ook hier geldt dat jij jouw agenda bepaalt.
- Ben je bang dat je een belangrijk telefoontje mist als je je telefoon op stil of uit zet? Vraag dan direct of het urgent is en geef anders aan wanneer je terugbelt. Of meld gelijk hoeveel tijd je beschikbaar hebt. Zo voorkom je dat dat ene telefoontje toch je hele planning om zeep helpt.
- We love Voxer! Dit is een walky-talky app die enorm handig is voor asynchrone communicatie met je team. Zo bepaal je zelf wanneer je het bericht afluistert of wanneer je reageert. Als het uitkomt, kun je met Voxer zo goed als synchroon communiceren. Ook handig voor voice memo’s naar jezelf.
Heb je nog vragen of opmerkingen, laat het ons via social media, e-mail of de chat op onze website vooral weten. We denken graag mee met je bottlenecks.
Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.
[fl_builder_insert_layout id=”14056″]
