Vandaag de dag zijn er veel software tools beschikbaar om jouw leven en werk makkelijker te maken. Als je je eigen virtuele team of virtuele assistent hebt, kom je helaas niet meer weg met alleen een gedeelde netwerkschijf en een mailprogramma. In onze samenwerking met klanten maken we veel gebruik van diverse online tools om de communicatie en workflow te optimaliseren. Dit zijn onze 5 meest gebruikte tools.
1. Trello
Of je nu een project wil beheren, je wekelijkse to-do-lijst bij wil houden of inspiratie wil verzamelen voor nieuwe online content: Trello helpt je georganiseerd te blijven. Deze tool is in de Kanban style (To-do > Doing > Done) die gericht is op teams en samenwerken. In Trello zet je gemakkelijk grote projecten om naar kleinere taken en koppel je deze in een handomdraai aan specifieke teamleden. Alle conversaties, plaatjes, bestanden, links en meer kun je bundelen per taak.
Trello Power-ups kun je gebruiken om je Trello boards te koppelen aan andere apps zoals Zapier, Slack, Google drive, Dropbox, Salesforce, enz.
En sinds begin 2019 is Butler for Trello standaard geïntegreerd in Trello. Met Butler kun je een enorme hoeveelheid automations bouwen in Trello. Van het automatisch koppelen en aanpassen van checklists tot het koppelen van kaartjes aan teamleden op basis van diverse triggers. De mogelijkheden zijn eindeloos.
We geven je hier nog een paar handige Trello tips:
– Omschrijf duidelijk de taak;
– Splits de taak wanneer nodig op in meerdere kaartjes of gebruik checklists;
– Koppel maar 1 persoon aan een kaartje zodat duidelijk is wie er mee aan de slag moet;
– Houd alle communicatie over die specifieke taak in dat kaartje. Als iemand anders er later mee aan de slag gaat, kan die precies teruglezen wat er eerder gezegd en bedacht is.
2. Slack
Goede en duidelijke communicatie binnen je onderneming is cruciaal om alles gestroomlijnd te laten verlopen. Slack is een ideale tool voor teams om gedurende de werkdag met elkaar verbonden te blijven. Al helemaal wanneer je een team op afstand hebt waarbij veel communicatie asynchroon verloopt. Notificaties van nieuwe berichten zijn geheel naar wens in te stellen. Je bepaalt dus zelf wanneer je wel of niet gestoord wordt en door welke berichten.
Door verschillende kanalen te gebruiken blijven gesprekken georganiseerd op een specifiek onderwerp. Net als de andere tools kan Slack gekoppeld worden met talloze apps en bots waardoor het de spil wordt voor alle communicatie binnen je onderneming. Zo krijg je bijvoorbeeld meldingen van je CRM systeem, commits in GitHub of nieuwe taken in Trello. De Slack-Trello integratie is dan ook een van onze favorieten.
3. Zoom
Werken op afstand is voor steeds meer mensen een optie. Maar het is en blijft belangrijk om contact te houden met je collega’s en klanten. Met name de face-to-face-gesprekken zijn belangrijk. Met Zoom kun je eenvoudig en voordelig 1-op-1 gesprekken voeren, teammeetings houden en webinars organiseren voor je klanten. Met de opnamefunctie kun je collega’s op een later moment laten meekijken met bijvoorbeeld een sollicitatiegesprek of kun je webinars online zetten voor je klanten zodat ze deze on demand kunnen terugkijken.
Door Zoom te koppelen aan Calendly kunnen je klanten of collega’s snel en eenvoudig een gesprek met je inplannen.
Een tip van onze Ninja’s:
Je kan Zoom gebruiken om een screencast op te nemen. Start een Zoomcall zonder iemand uit te nodigen. Kies vervolgens voor opnemen en start screensharing. Dit is een goedkope en snelle manier om een opname te maken van je scherm en naar anderen zoals je virtueel assistent of je klanten door te sturen om bijvoorbeeld iets uit te leggen.
4. Calendly
Als drukke ondernemer is het veel werk om je agenda in de gaten te houden. Maar je wil ook niet dat je virtual assistant continue zit te bellen en mailen om een afspraak af te stemmen. Met Calendly geef je klanten, collega’s en prospects te mogelijkheid binnen de grenzen en voorwaarden die jij stelt een afspraak met je in te plannen. Je kan Calendly koppelen aan diverse online kalenders zoals die van Google en iCloud.
Binnen de tool kun je diverse soorten afspraken maken die elk hun eigen voorwaarden, instellingen en teksten hebben. Zo kun je voor prospects extra buffers voor en na inbouwen, een vragenlijst toevoegen zodat je je goed kunt voorbereiden en geef je collega’s de mogelijkheid om even snel iets in te plannen.
Natuurlijk is ook Calendly te koppelen aan andere tools. De integratie met Zoom zorgt ervoor dat je voor elke Zoom meeting een specifiek en tijdelijk ID toegewezen krijgt. Zeker met aansluitende meetings is het fijn als je volgende meeting er niet dwars doorheen loopt. Maar ook zijn er diverse payment gateways te koppelen waardoor je betaalde consults via Calendly kunt organiseren. Handig voor online coaching.
5. 1Password
Met alle tools die we gebruiken is het een uitdaging om alle wachtwoorden te onthouden en alles veilig te houden. Om te voorkomen dat je overal hetzelfde wachtwoord gebruikt is een online wachtwoordenkluis onmisbaar.
Met 1Password kun je eenvoudig en veilig wachtwoorden en log-ins aanmaken, opslaan en delen. Naast de wachtwoorden kun je een boel andere dingen in je digitale kluis opslaan zoals creditcardgegevens of softwarelicenties.
Met 1Password for Teams kun je ook nog eens een aantal extra kluizen toevoegen en de toegang verdelen binnen geselecteerde teamleden. Zo zorg je ervoor dat al je teamleden, VA of virtueel team bij de juiste informatie kunnen zonder slechte wachtwoorden te gebruiken. Wij hebben bijvoorbeeld voor elke klant en elk team een separate kluis.
Dit zijn de vijf tools die wij iedere dag gebruiken en die ons helpen de communicatie en workflow te optimaliseren. Deze tools kunnen jou ook helpen om je business naar the next level te brengen. Welke tool ga jij als eerste gebruiken?
Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.
