Na de blog over Profit First wil je natuurlijk meteen aan de slag om je bedrijf te verbeteren vanuit financieel oogpunt. Dat wil je natuurlijk doen vanuit een business mindset en niet vanuit een accountancy mindset. Daar haal je immers veel meer waarde uit als ondernemer. Maar dit betekent helaas wel dat je je boekhouding elke twee weken op orde moet hebben. Je kunt dus niet meer wachten met het inboeken van je facturen tot 3 dagen voor de deadline van je aangifte (yup, been there). Het wordt dus tijd om het radicaal anders aan te pakken. En ongeacht of je met Profit First aan de slag gaat, met de tips die we je in deze blog geven hoef jij straks minder tijd te besteden aan boekhouding.
Naast Profit First heeft Mike Michalowicz ook nog een ander boek geschreven: Clockwork. Hierin beschrijft hij een systeem waarin je je business kan omvormen tot een onderneming die “loopt als een klok”. Het doel dat Mike stelt in zijn boek is om uiteindelijk 4 weken op vakantie te kunnen gaan zonder ook maar één keer te checken of alles wel vlekkeloos verloopt bij je bedrijf. Dat betekent dus óók dat je op de lange termijn minder tijd gaat besteden aan boekhouding.
Schrap alle onderdelen die niks opleveren
Ja, het klinkt radicaal en dat is ook de bedoeling. Durf te kiezen moet hier je motto zijn. Ik zie veel ondernemers die het zichzelf op dit gebied onnodig moeilijk maken. Dat schrappen kun je op twee niveau’s van je bedrijf toepassen.
- Op macro niveau:
Leg de focus op je core business en probeer projecten ernaast te stoppen. Deze ‘side hustles’ kunnen leuk zijn en een mooie extra zakcent opleveren, maar tegelijkertijd ook enorm veel tijd opslokken. Soms loopt het er zelfs op uit dat je twee bedrijven runt in plaats van één. De extra berg met inkoop- en verkoopfacturen die niets met je hoofdonderneming te maken hebben zorgen ervoor dat je boekhouding onoverzichtelijk wordt. Vaak is het ook nog eens zo dat deze side-hustles onderaan de streep 80% van je effort kosten en slechts 20% van de winst opleveren. Als het nou andersom is, dan moet je je misschien afvragen welk deel van je business nou werkelijk een side hustle is 😉 - Op micro niveau:
Ga op onderzoek uit om er achter te komen waar de meeste tijd en inspanning in zit wat boekhouding en financiën betreft. Een handige manier is om bijvoorbeeld een periode je tijd goed te monitoren. Een veelvoorkomende kink in de kabel bij een business met online verkopen is bijvoorbeeld het gebruik van payment gateways die niet goed aansluiten op je boekhouding en je bedrijf. Met als gevolg veel handmatige import/export/omzet acties om je transacties in kaart te krijgen en je boekhouding op orde te brengen. Kijk wat voor jou de beste oplossing is. Wij gebruiken vaak Mollie omdat ze een goede Application Programming Interface (API) hebben om andere systemen aan te koppelen, maar ook omdat je MT940 bestanden kan downloaden. Hierdoor kun je Mollie als een virtuele bankrekening in bijna elk online boekhoudpakket configureren.
Een ander voorbeeld is het gebruik van cash geld in je business. Het bijhouden van een kas, tellen, controleren, invoeren, afroamen, enz. kost enorm veel tijd. Terwijl bijna iedereen tegenwoordig met een bankpas of creditcard betaalt. Kijk in dat geval eens hoeveel winst (let op: dus geen omzet) je behaalt met die contante transacties. De kans is groot dat je werk en zorgen schrapt door ermee te stoppen.
Kies een boekhoudpakket dat aansluit bij jouw bedrijf in plaats van bij je boekhouder.
Dit is ook altijd een leuke: ‘mijn boekhouder werkt met… en daarom kan ik echt niet over op een ander pakket.’. Vaak zie ik ondernemers die blij zijn dat ze eindelijk een boekhouder hebben gevonden waarmee ze samen kunnen werken en die eindelijk met hun boekhouding aan de slag “durft”. Maar met als gevolg dat ze vast zitten aan het pakket dat hun boekhouder gebruikt.
Wat veel belangrijker is, is dat het proces en de systemen aansluiten op jouw bedrijf zodat je kan vertrouwen op de data die je er uit krijgt. Kies dus voor een boekhoudpakket dat aansluit bij jouw wensen.
Hoe makkelijk kun je met jouw boekhoudpakket facturen, herinneringen en offertes maken en versturen? Heb je snel inzicht in alle cijfers die je nodig hebt? Heb je een automatische koppeling met je bank zodat alle transacties ingeladen worden zonder fouten? Hoeveel werk is het om je periodieke handelingen te doen zoals de loonverwerking of de BTW aangifte? Krijg je al je BTW gegevens er uit, moet je zelf inloggen op de portal van de Belastingdienst en dan handmatige je aangifte invullen? Of gaat je aangifte echt met 1 druk op de knop vanuit je boekhouding? Heeft jouw boekhouding een handige mailbox, import of upload functie waarmee je inkoop- en verkoopfacturen kan importeren en automatisch kan laten verwerken? Of verzamel je elk kwartaal alles in een Dropbox voor je boekhouder om uit te zoeken.
Dit soort punten zorgen er voor dat je niet slechts 4x per jaar een beetje inzicht krijgt in wat er is gebeurd, maar continue inzicht krijgt. Dit is dus cruciaal om goede beslissingen te kunnen nemen. Wees daarom niet bang een boekhouder te zoeken die mee gaat met zijn tijd. Minder tijd besteden aan boekhouding betekent namelijk niet alleen snel, maar ook slim werken.
Ons favoriete boekhoudpakket om mee te automatiseren is Reeleezee. Maar er zijn ook nog andere moderne boekhoudpakketten zoals Twinfield, Moneybird en e-Boekhouden. Kijk ook eens op de website van je bank. De meeste banken zetten op hun website met welke boekhoudpakketten ze een koppeling hebben.
Mail alle facturen direct naar je boekhouding
Reeleezee heeft een E-mailinbox voor inkoop- en verkoopfacturen. Dit maakt het enorm handig om een mailrule aan te maken in je e-mailprogramma die bekende facturen automatisch doorstuurt naar jouw eigen factuurinbox. Voor facturen die automatisch afgeschreven worden is dit super handig en hoef je verder niks te doen. Sommige boekhoudpakketten koppelen bekende facturen gelijk aan de transacties die via de bank binnen komen. Maar let wel op: facturen die handmatig betaald moeten worden, moet je nog steeds zelf betalen. Maak hiervoor een mailrule die de factuur in een aparte map zet, doorstuurt naar je je todo-lijst in Trello of gelijk naar je virtual assistant.
Helaas hebben we ook een stapel facturen die we elke maand op moeten halen uit verschillende portals. Vooral de telefoonproviders kunnen er wat van. Reeleezee haalt dagelijks dit soort facturen op uit de diverse portals. Weer zo’n functie die je leven weer wat makkelijker maakt en waarmee je tijdwinst behaalt.
Koppel je webshop aan je boekhouding
Heb je een online webshop? Configureer je webshop dan op zo’n manier dat alle verkoopfacturen direct naar de verkoopfacturen inbox van je boekhouding gaan. Hiermee zorg je ervoor dat elke factuur apart in je boekhouding terecht komt. Elke maand een excel of csv-bestand downloaden en importeren in je boekhouding is onnodig werk en geeft daarnaast een grotere kans op fouten. Bovendien ben je afhankelijk van hoe jouw boekhoudpakket (of je boekhouder) hiermee omgaat.
Door alle verkopen op een hoop te gooien mis je inzicht en is het lastiger beslissingen te maken op bedrijfsniveau. En niet onbelangrijk: als er ergens een foutje zit moet je de hele stapel door op zoek naar de boosdoener. Soms zitten er achter die enkele mutatie of transactie wel honderden facturen. Zonde van je tijd.
Voor sommige webshops en boekhoudpakketten zijn speciale plugins en koppelingen gemaakt waarmee je een complete synchronisatie krijgt tussen je webshop en je boekhouding. Dit soort koppelingen zijn ideaal om minder tijd te besteden aan boekhouding.
Zet een virtuele assistent in voor de handmatige taken
Helaas kan niet altijd alles geautomatiseerd worden. Er blijven altijd wel een paar maandelijkse facturen over die niet per e-mail binnenkomen en handmatig opgehaald moeten worden. Maar ook het klaarzetten van betalingen voor facturen die niet automatisch afgeschreven worden. Of natuurlijk het tweewekelijks voorbereiden van alle Profit First gerelateerde handelingen en boekingen is iets dat vaak handmatig gedaan moet worden. Besteed dit soort taken uit aan een virtual assistant of virtueel business team om zelf minder tijd te besteden aan boekhouding.
Maak bijvoorbeeld maandelijks in Trello met Butler for Trello een kaartje waarin een handleiding staat en een checklist voor je virtual business team. De checklist is bijvoorbeeld een lijst met accounts waar handmatig een factuur voor opgehaald moet worden, die soms nog omgezet moet worden in PDF en doorgezet moet worden naar de factuurinbox van je boekhoudpakket. Ook kan je daarin een controle doen van de banktransacties die niet afgeletterd konden worden door het systeem of door de boekhouder. Denk hierbij aan éénmalige betalingen waarvan de factuur nog in je mailbox zwerft of het bonnetje in je portemonnaie, of nieuwe abonnementen die je bent aangegaan. Door dit laatste stukje controle erbij te pakken weet je virtual assistant ook of de checklist aangepast moet worden zodra er abonnementen zijn opgezegd of nieuwe bij zijn gekomen. Met dit soort extra taken maak je je proces ook deels self-healing.
Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.
