Clockworking your business: op weg naar 4 weken vakantie

Mike Michalowicz, bekend van de bestsellers The Pumpkin Plan, Profit First, The Toilet Paper Entrepreneur en ook Fix This Next runt meerdere miljoenenbedrijven en schrijft ondertussen rustig de ene na de andere bestseller. Een gewone vent die tijd heeft voor een biertje, loopt te keten met zijn kids en af en toe op z’n gitaar pingelt. Hoe doet die man dat? In zijn boek Het Clockwork effect geeft hij verbluffende inzichten over zijn succesformule. Hij biedt bijvoorbeeld oplossingen voor sluimerende problemen, op een manier waarbij je meteen aan de bak kunt gaan om ervoor te zorgen dat je bedrijf op rolletjes loopt. Met betere resultaten, maar ook minder kosten en vooral minder micromanagement.

Effectiviteit: een fucked-up heilige graal

Als ondernemer loop je allemaal tegen hetzelfde probleem aan. Je wil m

eer focus, meer business, efficiënter werken, meer tijd voor leuke dingen of vrije tijd en alles zelf oplossen natuurlijk. Je probeert je tijd zo goed mogelijk in te delen en zoveel mogelijk gedaan te hebben. Zodat je ruimte overhoudt voor datgene waar je goed in bent en waar je naar verlangt. In andere woorden, je hebt een superheldensyndroom en laat je leven door je bedrijf.

Mike deed het zelf jaren lang: hard en veel werken met behulp van verschillende tools en trick die je zo productief mogelijk maken. Al zijn werk probeerde hij elk jaar bovendien klaar te hebben, voordat hij op vakantie ging. Maar vervolgens zat hij op het strand mails weg te werken, loste problemen met cliënten op en ging daarna weer verder aan de slag. Achter zijn laptop om zich heen kijkend, zag hij dat iedereen hetzelfde deed op dat strand. Een ondernemer die zelf productiever wil worden is een verdomd slecht idee. Het zorgt ervoor dat alles en meer op je eigen bord beland.

Stap 1: plan nu een vier weken vakantie in!

Seriously?!? Vier weken echt weg van je onderneming zonder dat alles instort en alles door blijft gaan as usual? Dat gaat echt nooit gebeuren is nu waarschijnlijk je gevoel. Je bent ondernemer dus jouw lot is om altijd met je laptop op het strand te zitten toch? Maar Mike overtuigt je ervan dat het anders kan en anders moet als je wilt groeien. Hij spoort je aan om nu het commitment te geven om vier weken vakantie in te plannen. Natuurlijk hoeft dit niet gelijk voor de aankomende zomervakantie. Het proces wat Michalowicz beschrijft is bedoeld om gestructureerd te werken naar die vier weken vakantie met diverse fases en testweken tussendoor. Dit is dus niet in een paar weken gefixed en geregeld. Dus plan allereerst maar een datum in voor over 18 maanden.

Wat is jouw Queen Bee Role?

Mike’s Clockwork systeem draait om de Queen Bee Role (QBR). Dit is de meest belangrijke activiteit in jouw business die je merkbelofte (Big Promise) waarmaakt. Uit de stapels activiteiten die je doet die – misschien wel bijdragen aan, maar – los staan van je bestaansrecht helpt Mike je jouw QBR vinden.

Hier een paar voorbeelden die hij in zijn boek benoemt:

Mike Michaelowicz
Brand Promise: To Eradicate Entrepreneurial poverty
QBR: Writing phenomenal books

Savannah Bananas (American Football team)
Brand Promise: Fans first, entertainment always
QBR: Fresh ideas

Fedex
Brand Promise: We deliver packages on time
QBR: The movement of packages (Logistics)

Ga na wat de QBR van jouw business is. De QBR moet vervolgens de grootste prioriteit hebben en deze rol moet bewaakt en gediend worden door jou en je hele team. Voor Mike is dat bijvoorbeeld het schrijven van boeken. Zijn team moet hem volledig beschermen en ondersteunen in zijn rol als schrijver zodat hij de QBR kan uitvoeren. Op dit moment is hij alleen maar eindverantwoordelijk voor de productie van zijn boeken en het formuleren van concepten. Alle andere activiteiten besteedt hij uit. Zelfs het schrijfproces en het geven van sommige lezingen. De volgende stap is ervoor te zorgen dat (bij voorkeur) een ander de Queen Bee Rol kan vervullen.

Van doen naar designen

Mike geeft in dit boek stapel belangrijke inzichten waar we je graag over vertellen. Naast de QBR verteld hij ook over de vier fases van activiteiten waar je als ondernemer mee te maken hebt.

De 4D’s

Doing
Deciding
Delegating
Designing

Hoewel je zelf betrokken bent bij alle vier de fasen, zie je bij een gezonde ondernemer een verschuiving van minder Doing naar meer Designing. Als je wilt groeien, moet je weten waar je vandaag de dag staat en waar je heen wilt in de toekomst. Mike geeft handvatten hoe je meer bezig kan zijn met het bouwen van je onderneming (Designing) en dat je alleen beperkt bezig bent met het werken in je bedrijf (Doing).

Doing: Feitelijk doen van het werk. Iets waarmee je niet kan stoppen, maar toch moet doen. Natuurlijk begin je hier altijd mee, omdat het datgene is waar je goed in bent. Het probleem begint alleen als je vast komt te zitten in deze fase en het je tegen laat houden je business uit te bouwen.

Deciding: Bepalen of je iets gaat doen (leer ook nee te zeggen) om vervolgens ook nog eens te bepalen wie het gaat doen. Dit is waar veel ondernemers vaak de mist ingaan door te zeggen dat ze het zelf beter kunnen. Het kost ze nu meer of evenveel tijd om het uit te leggen en te delegeren, dus waarom dan nog uitbesteden? Toch onvermijdelijk.

Delegating: Het omschrijven van de taak die je uitbesteed. Om je bedrijf als Clockwork te laten draaien, moet je een enorme psychologische drempel over. Iets dat Michalowicz niet ontkent. Je moet delegeren en vertrouwen. Vertrouwen houdt overigens in dat je je team de middelen en capaciteiten hebt gegeven om zelfstandig in te grijpen bij problemen.

Designing: De hoogste en belangrijkste van de 4D’s. Michalowicz benadrukt dat een leider zich hiermee bezighoudt, in plaats van doing. Het ontwerpen van je business. Het stukje strategie binnen je business, denken over nieuwe diensten en producten, nieuwe kansen, samenwerkingen en je lange termijn visie. Feitelijk moet je als ondernemer hier uiteindelijk het meeste van je tijd in zitten. Maar in the real world komt het er vaak op neer dat dit op de laagste prioriteit staat van de drukke ondernemer.

Omdat het doel van dit boek is jezelf als afhankelijkheid uit je business te halen wordt in het bijzonder de focus gelegd op Delegating en Designing. Maar voor elke business (en individueel teamlid) is de verhouding tussen de 4D’s verschillend. Zo kan het zijn dat de ondernemer zelf de specialist is, bijvoorbeeld in een specialistische tandheelkunde kliniek. In dat geval zal het percentage Doing hoger zijn met als gevolg dat er minder of geen tijd over blijft voor Delegating en Designing. Alles is een keuze, maar als je minder in Doing wil zitten omdat je meer ruimte wil realiseren dan ligt hier de basis om er iets mee te gaan doen.

Processen en systemen: een noodzakelijk goed

Systemen creëren? Gadverdamme, ik heb niet eens tijd om gewoon m’n werk te doen, laat staan een nieuwe papieren tijger te schrijven voor mijn team waar ze maar één keer naar kijken. En zo zijn er nog wel meer argumenten die wij horen om niet met systemen en processen aan de gang te gaan. Een uitspraak waar je je wel in kunt vinden, niet waar? Mike weet je in zijn boek te overtuigen van het feit dat het vastleggen van systemen en procedures van cruciaal belang is om te kunnen shiften tussen de 4D’s.

De manier waarop is alleen wel een belangrijk punt. Hij bespreekt daarom verschillende methodes die je toe kan passen om procedures te beschrijven en over te dragen. Wij hebben zelf overigens onze eigen favoriet manier: met screenrecording software zoals Loom.

Je neemt je scherm op als video en voegt daarbij het geluid van je microfoon toe. Je doorloopt het proces wat je wilt delegeren zoals je dat zelf altijd doet en benoemt hardop wat je doet en waarom. Een teamlid of virtual assistant kijkt dan virtueel over je schouder mee wat je doet en kan dit uitwerken in een proces. Op deze manier is de kans dat je stappen overslaat erg klein, en ben je niet uren bezig met het uitschrijven van de stappen met bijvoorbeeld screenshots. Bovendien, als er iets verandert in het proces, of in de user-interface van een stuk software, neem je gewoon weer een nieuwe video op.

Gekrenkt zijn: een schitterende emotie

Geloof het of niet, maar zelfs bij de voorbereiding van een welverdiende vakantie, waarbij je geen seconde hoeft na te denken over je bedrijf word je door Mike aan z’n hand meegenomen in een vier weken-vakantieplan. Waar je in het bijzonder rekening mee moet houden is de mogelijkheid persoonlijk gekrenkt terug te komen. Tijdens Mike zijn eigen vakantie in zijn Clockwork transitie merkte hij dat niemand hem nodig had. Vervolgens voelde hij zich buitengesloten en zijn bemoeienissen – nadat hij terugkwam – zorgden alleen maar voor verwarring. Zijn team kon het prima af zonder hem. Een deuk in z’n ego, maar het was het waard.

Drie motto’s rijker

Alles bij elkaar hebben we na het lezen van dit boek deze drie motto’s aan de muur gehangen:

  1. Probeer niet alles te fixen: je maakt pas meters met een focus op de grote (moeilijke) dingen;
  2. The one big goal of the day: elke dag kiezen we er eentje;
  3. Stop met denken dat jij de enige bent die iets kan: leer delegeren en overdragen en bouw hiervoor de systemen.

Het boek is met name bedoeld voor entrepreneurs en kleine ondernemers. Mike zijn inzichten zijn ook veel waard voor grotere ondernemingen, maar uiteindelijk is de schaalbaarheid van zijn technieken naar mijn mening sterk afhankelijk van de opbouw van het bedrijf.

Wil je zelf aan de slag met Clockwork?

Als je meer structuur in je onderneming wil krijgen is het Clockwork model een krachtige basis. Daarnaast is die vier weken vakantie natuurlijk een prachtig uitzicht om naar toe te werken. Om te beginnen kan je op de website van Clockwork de gratis Clockwork starter kit aanvragen. Dit is een mooie teaser.

You got this

Ben je overtuigd van het systeem en wil je er vol voor gaan? Dan kunnen we je absoluut het Clockwork Accelerator program aanbevelen. Zelf hebben we de Accelerator ook gedaan voor Work Ninjas. We passen veel van deze technieken ook toe bij onze klanten. Dus als je ondersteuning wilt bij de implementatie van Clockwork door een ervaren team, dan ben je bij ons aan het goede adres. Meer weten? Plan gelijk een intake consult in.

Wil je het boek lezen? Hier vind je ze:
NL Boek kopen (e-book)
US Boek kopen
Audible Boek kopen

Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.

Tags:

Waarom iedereen aan time management zou moeten doen

Tijd is kostbaar, zeker als ondernemer. Veel mensen vinden het lastig om efficiënt om te gaan met tijd en deze optimaal te benutten. Toch heeft iedereen evenveel uren in een…

Gezond groeien? Maak je bedrijf schaalbaar!

Bij elk goedlopend bedrijf komt er een bepaald punt dat je moet investeren om verder te kunnen groeien. Merk jij bijvoorbeeld dat jouw zaken goed lopen maar dat je omzet…

Interessante boeken (part 1 – processen)

Door veel te lezen kun je veel leren, het maakt je niet alleen creatiever, het leert je dingen in het leven beter in perspectief te plaatsen. Boeken zijn, zeker voor…

De Kick Ass code: ondernemen voor echte doeners

De Kick Ass code voor succesvol ondernemen van Véronique Prins is een managementboek voor aanpakkers. Zodra je het boek in handen hebt, merk je dat dit een solide, stevige stijl…

Interessante podcasts voor ondernemers (deel 1)

Als ondernemer ben je waarschijnlijk altijd op zoek naar nieuwe kansen, mogelijkheden en manieren om jezelf en je zaak verder te ontwikkelen. Een podcast luisteren is een ideale manier om…

Fix This Next: voor elk probleem in jouw onderneming een stappenplan

Mike Michalowicz publiceerde eerder de boeken Clockwork en Profit First. Met Fix This Next heeft Mike Michalowicz ook dit keer weer een echte must read geschreven voor de ondernemer die…