Taken uitbesteden kan een uitkomst zijn voor de drukke ondernemer. Vaak heerst echter de gedachte dat je het zelf beter kunt. Dat is natuurlijk niet waar. Uitbesteden draait om de focus op datgene waar jij goed in bent, en voor de rest zoek je iemand die het voor jou opknapt. Daarvoor moet je natuurlijk wel goed delegeren.
In deze blog leggen we je uit waarom uitbesteden niet om alles of niets gaat. Je hoeft niet alles uit handen te geven. Zelfs als je maar 5% van een taak uit handen kunt geven of toch die taak van 1 minuut, dan nog is dat beter dan niets. Nadat alle neuzen dezelfde kant op staan, worden de voordelen van uitbesteden al snel zichtbaar.
De 6 niveaus van uitbesteden en delegeren
Veel ondernemers hebben nog het gevoel dat het alles of niets is. Alles altijd zelf doen óf volledig uitbesteden. Maar dingen zijn zelden zo zwart-wit. Er zijn meerdere niveaus waarin je kunt delegeren. Ari Meisel onderscheidt 6 niveaus die je als basis kan gebruiken.
Niveau 1. Taken ‘gewoon doen’
Dit eerste niveau slaat op taken die gewoon gedaan moeten worden, het liefst door jouw virtual assistant. Je kunt hier bijvoorbeeld denken aan het doen van belastingaangifte en het betalen van je belasting. Aan je accountant vraag je niet om te adviseren zodat jij kunt beslissen: je aangifte moet gewoon gedaan worden en je belasting moet worden betaald. Dit betekent overigens niet dat je hier geen limieten aan kunt verbinden of zelf geen leiding over kunt behouden.
Op dit niveau zijn het dus vaak taken die duidelijk, afgebakend en eenzijdig zijn. Dus kleine en goed omschreven opdrachten of grotere processen die goed beschreven zijn en wellicht ook al deels geautomatiseerd zijn.
Niveau 2. Leg voorwaarden en grenzen vast
Als je overweegt om taken uit te besteden aan een virtueel business team of virtueel assistent, is dit een belangrijk punt. Vaak wordt namelijk niet nagedacht over het feit dat jij kunt aangeven wat jouw grenzen en voorwaarden zijn. Jij mag zelf aangeven hoeveel tijd en geld er maximaal wordt besteed aan het uitvoeren van een taak. Het is hierbij dus belangrijk dat je je voorwaarden duidelijk aangeeft.
Een eenvoudig voorbeeld van een grens die je aan kunt geven bij de VA: vind een cateraar die de lunch bij mijn workshop verzorgt. Het budget is €100.
Het voordeel hiervan is dat je virtueel team ook weer terug kan koppelen als iets onhaalbaar is. In het voorbeeld hierboven is €100 prima voor 10 tot 15 mensen, maar als de workshop voor 30 man is, dan is het gewoon niet haalbaar en moet er iets anders bedacht worden. Let wel op verhoudingen als het met dit soort situaties aan de slag gaat. Een half uur soebatten met je VA en nog een bel rondje laten doen omdat je moeilijk deed over €20, kost je onderaan de streep het dubbele.
Niveau 3. Laat beslissingen aan anderen over maar geef zelf goedkeuring
Bij dit niveau leg je de beslissing bij jouw virtual business team of virtual assistant, maar geef jij (vooraf) de goedkeuring voor die beslissing. Onderzoek waarbij je bijvoorbeeld vraagt om een overzicht te maken van de 10 beste influencers om contact mee te leggen voor jouw business kan een voorbeeld zijn. Jouw virtuele business team of VA beslist wie de beste 10 zijn en kan wellicht ook al een voorzet geven over hoe men het beste contact kan leggen met deze mensen. Jij geeft daarop jouw goedkeuring.
Niveau 4. Laat je adviseren, beslis zelf
Je virtuele assistent zal jou adviseren, maar jij neemt de daadwerkelijke beslissing waar je virtuele team of VA mee verder gaat.
Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld het vinden van een goede social media tool die bij jouw bedrijf past. Jouw team weet wat voor jou belangrijk is met betrekking tot je social media en welke platformen belangrijk zijn om te integreren. Je team komt terug met een twee- of drietal opties. Op basis hiervan kun jij je beslissing maken.
Niveau 5. Doe onderzoek, stel zelf de kaders af
Bij dit niveau besteed je alleen het onderzoek uit. Er worden door jouw virtual business team of virtual assistant geen beslissingen genomen en geen adviezen gegeven.
Een voorbeeld van deze situatie is bijvoorbeeld: Zoek alle events in Nederland voor mijn vakgebied die meer dan 10.000 bezoekers trekken.
Nu kan je VA met zo’n taak prima aan de slag. Maar eigenlijk hou je een context verborgen en geef je ook niet veel ruimte voor extra inzichten en zelfstandigheid. En dat kan op zich best, maar wees je er van bewust dat je VA echt veel meer kan. In het voorbeeld hierboven zouden wij adviseren om een groot deel van de context mee te geven zoals wat wil je met deze informatie. Als je VA weet dat je op die events aanwezig wil zijn, of je op zoek bent om meer publieke spreekmomenten te realiseren of dat je alleen reclame wil maken, kan daar met het onderzoek gelijk rekening mee gehouden worden.
Niveau 6. Volg mijn instructies
Dit is het laagste niveau van uitbesteden. Hier gaat het om simpele taken waarbij exact uitgevoerd moet worden wat jij zegt. Je kunt denken aan het boeken van een specifiek hotel voor jou voor een exacte datum binnen een bepaalde prijsrange. Deze taken zijn duidelijk omschreven en duidelijk afgebakend.
Het is dus niet alles of niets, dat is een van de 5 mythen die bestaan rondom het uitbesteden. Jij beslist wat jouw virtuele business team of virtuele assistent voor je doet en op welk niveau. Je kunt de verschillende niveaus naast elkaar laten lopen voor verschillende taken en het is mogelijk dat op verschillende niveaus uitbesteed aan verschillende personen. En deze zes niveau’s zijn natuurlijk ook niet in beton gegoten. Maak je eigen niveau’s en versies die passen bij jou en jouw team.
Tips bij het uitbesteden
Geef per taak die je wilt delegeren aan wanneer je wilt dat de taak uiterlijk is voltooid. Bepaal welk niveau van delegatie het beste bij deze taak past. Dit hangt af van de taak en waar jij je prettig bij voelt. Bepaal vervolgens wat er opgeleverd dient te worden. Wees specifiek over hoe het eindproduct er precies uitziet. Hou er rekening mee dat voor jou misschien duidelijk is wat je bedoelt, maar dat dat voor een ander nog helemaal niet zo duidelijk hoeft te zijn.
Denk na over de benodigde middelen, zoals wachtwoorden, adressen, kleuren in je huisstijl, etc. Als je hier van tevoren over nadenkt, kun je vertragingen en onnodige discussies voorkomen. Werk je met een virtual business team of steeds dezelfde VA, dan zul je de benodigde middelen in principe maar 1 keer hoeven te geven en is het voor de volgende keer al beschikbaar.
Geef limieten aan, zoals hoeveel geld je wilt uitgeven, hoeveel tijd je wil dat het kost en eventuele andere specifieke richtlijnen (bijvoorbeeld een een vertrekdatum en tijdstip voor een vliegticket). Beschrijf hoe succes voor deze taak eruit ziet als het wordt gedaan zoals jij het wilt. Geef ten slotte aan hoe en wanneer je wil dat contact opgenomen wordt met jou.
Als je bang bent dat een taak te veel tijd gaat kosten of dat hij niet naar tevredenheid uitgevoerd zal worden, vraag dan om bijvoorbeeld na een uur terug te koppelen hoe ver je virtual assistant is. Zo krijg je grip op de zowel de voortgang als het resultaat van het werk.
Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.
