Wanneer je er voor je onderneming voor kiest om bepaalde taken uit te besteden, kan dat een cruciale verandering zijn voor de manier waarop jij je bedrijf runt en hoe je omgaat met je kostbare tijd. Tenminste: als je het goed doet. Want ondanks dat je met de beste bedoelingen begint met uitbesteden, is er bij iedereen ruimte voor verbetering. Wij behoeden je graag voor een aantal veel gemaakte fouten bij het werken met een virtual assistant of virtueel team. Dan loopt straks alles (automatisch) op rolletjes.
1. Gebrek aan communicatie
Communicatie is van essentieel belang wanneer je voor het eerst taken gaat uitbesteden. Hoe graag jouw virtueel assistent of virtuele team ook wil anticiperen op jouw wensen, daarvoor moet je eerst je wensen kenbaar maken. Wees daarom duidelijk en consistent in je communicatie. Stem samen met je VA af wat voor jullie beiden werkt. Werk je met een enkele VA spreek dan bijvoorbeeld elke week op hetzelfde tijdstip om weer op één lijn te komen. Zo voorkom je fouten nog voordat ze gemaakt zijn. Naarmate je virtuele team gaat groeien en je meer gaat delegeren, pas je dit aan aan de nieuwe situatie. Denk in dat geval bijvoorbeeld aan weekly standups.
2. Vast blijven houden aan taken
Je zult nooit de volledige potentie van je virtuele assistent ontdekken en een virtueel team kunnen bouwen als jij weigert je taken los te laten. Het kan even wennen zijn om dingen uit handen te geven, zeker wanneer jij degene bent die ze altijd gedaan heeft. Maar je zult zien dat wanneer je je virtual assistant of virtuele team vertrouwt en jullie elkaar op de hoogte houden van de voortgang, taken sneller en efficiënter gedaan worden, waardoor jij je op belangrijke zaken kunt concentreren.
3. Vergeten (goed) te delegeren
Om de hulp van jouw virtueel assistent volledig te benutten, zul je moeten delegeren. Als je dit vergeet te doen, of het niet goed doet, is jullie samenwerking gedoemd te mislukken. Om goed te delegeren moet je je virtueel assistent ook de verantwoordelijkheid geven om de taak uit te voeren. Zorg ervoor dat je virtual assistant alle beslissingen kan en mag nemen om jouw taak uit te kunnen voeren. Als jij alsnog overal beslissingen over wil of moet nemen, vertraag je het proces en blijf je nog steeds werk zelf doen.
Natuurlijk is het enorm lastig om je VA de volledige ownership te geven van een taak. Jij hebt namelijk de perfecte manier in gedachten, jij doet het altijd goed (denk je), en je raakt gefrustreerd als het niet zo gaat. Maar vergeet niet dat het vaak ook anders en beter kan. Ja, je virtueel assistent kan ook fouten maken… net als jij vroeger. Dat is hoe jij gegroeid bent tot waar je nu bent, vergeet dat niet. Reken je VA dan niet keihard af op die fouten. De kans is dan namelijk groot dat je VA vaker bij je terugkomt om jou een beslissing te laten nemen wat vervolgens weer voor vertraging zorgt.
Je moet jezelf voorbij die perfection mind-set zien te krijgen om je business naar het volgende level te krijgen.
4. Hou je focus
Het is makkelijk om afgeleid te raken door nieuwe ideeën. Vermijd shiny object syndrome en blijf bij je plan. Schrijf je nieuwe ideeën op zodat je er op een later moment op terug kan komen. Zo hou jij focus op wat er nu moet gebeuren en weet je welke taken tot de orde van de dag behoren. Wees niet die ondernemer die steeds van richting verandert omdat hij weer een gaaf idee heeft. Je business groeit daar echt niet van en het zorgt voor onrust binnen je virtuele team.
Je VA kan je natuurlijk ook goed helpen om je focus te bewaren door je te helpen met je planning. Het voordeel hierbij is dat je VA ook meer inzicht krijgt in je workload en je kan helpen met taken over te dragen aan je team.
5. Grenzen niet respecteren
Het spreekt redelijk voor zich dat dit een grote ‘no-no’ is. De grenzen van jou zelf en die van je virtueel assistent zijn heilig en mogen echt niet overschreden worden. Zorg er daarom voor dat je aan het begin van je samenwerking heldere en duidelijke afspraken maakt over werktijden, contactmomenten en workload. Geef ook je eigen grenzen aan. Ben jij bijvoorbeeld een nachtmens en heb je dan je beste werkuren? Geef dit dan aan bij je VA en vermeld erbij dat je niet verwacht dat jouw mailtjes ’s nachts om 03:00 uur beantwoord worden.
Taken uitbesteden is een van de beste dingen die je voor jezelf en voor je bedrijf kunt doen. Taken en werkzaamheden worden door jouw virtual assistant of virtual team afgehandeld en jij kunt erop vertrouwen dat dit op de juiste manier gebeurt. Hierdoor kan jij je weer focussen op de groei van je onderneming.
Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.
