Waarschijnlijk heb je net als wij jaren in een traditionele kantooromgeving gewerkt. Compleet met TL-verlichting, kantoortuinen en een overactieve koffiemachine. Hoewel de meesten van ons niet meer in die omgeving werken, blijft een ding altijd hetzelfde… je moet nog steeds nauw samenwerken met je teamleden, zelfs als je meer dan 100 km van elkaar verwijderd bent.
Het werken met een virtueel team brengt uitdagingen met zich mee die niet bestaan bij teams die in hetzelfde kantoor werken. De communicatiemethoden zijn beperkt, samenwerking kan moeilijk zijn en het is vrij eenvoudig om geschreven woorden verkeerd te interpreteren wanneer lichaamstaal en stem ontbreken.
Dus hoe ga je de uitdaging aan om met een virtueel team te werken? In een woord: Communicatie!
Toch blijkt dat de problemen bij onze klanten vaak te koppelen zijn aan de kwaliteit van deze communicatie. In deze blog geven we je tips om de communicatie met jouw virtuele business team te verbeteren.
1. Kies het juiste communicatiekanaal
De kern van het probleem van het communiceren met een virtueel team wordt vaak gevormd door het overmatig en inefficiënt gebruik van e-mail en andere communicatie tools. Wat ons betreft moet e-mail bijna uitsluitend worden gebruikt voor externe communicatie. Met klanten en externe partijen heb je vaak een “transactionele” communicatie zoals je dat vroeger ook per briefpost had. Met teamleden voer je overleg en stem je vaak snel dingen af. Dit combineren zorgt voor eindeloze e-mailconversaties die niet meer te lezen zijn. Als er dan ook nog eens iemand is die een paar e-mails gemist heeft of halverwege op een e-mail antwoord geeft, ontstaan er meerdere discussies naast elkaar en is de chaos compleet.
Wij adviseren daarom gebruik te maken van een ander communicatiekanaal voor de interne communicatie. Plan van tevoren zorgvuldig hoe deze communicatiekanalen gebruikt worden en voor welke doeleinden.
Voor ons zijn Slack en Trello absolute game-changers!
Slack is het perfecte hulpmiddel in de samenwerking. Het maakt directe 1-op-1 gesprekken mogelijk, maar ook doorlopende groepsdiscussies met meerdere deelnemers. Je kan eenvoudig kanalen aanmaken voor onderverdelingen in je team of specifieke projecten. Slack kan ook worden gecombineerd met tal van apps en bots waardoor het enorm veelzijdigheid is. Zo kan je Trello cards aanvullen met Slack conversaties en andersom.
Bovendien is het niet onbelangrijk dat iedereen voor zichzelf de notificaties per kanaal kan instellen. Je kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat er geen notificaties buiten “kantooruren” verstuurd worden. Dit is ook goed om de werk/privé balans te behouden. Met Whatsapp zie je dat mensen ook in hun vrije tijd gaan reageren, en dat is niet de bedoeling.
Trello is bij uitstek een projectmanagementtool. Het is eenvoudig, clean en waanzinnig intuïtief. Communicatie over specifieke projecten of taken zitten in het betreffende Trello kaartje. Bij Work Ninjas stelt dit ons in staat om ongelooflijk georganiseerd te blijven – iedereen kent de exacte staat van een project of taak op elk willekeurig moment. Ook overdragen van werkzaamheden naar andere teamleden is hierdoor stukken makkelijker. Of het nou gaat om vervangen bij ziekte of vakantie of omdat delen van het project naar een andere “afdeling” moeten. Iedereen weet de actuele status en wat er al is gedaan.
Let wel op: als Slack en Trello niet juist zijn ingesteld, verbetert het de communicatie niet. Dan heb je gewoon een ander hulpmiddel dat jouw team niet graag gebruikt. Onthoud dus, hoe geweldig Slack en Trello ook zijn, het zijn (net als e-mail) slechts hulpmiddelen en hulpmiddelen kunnen nuttig of schadelijk zijn. Dus wanneer je nieuwe communicatie- en projectmanagementtechnologieën gaat uitkiezen en implementeren, is het absoluut noodzakelijk om na te denken over welke tools voor jou business gaan werken en wat de beste manier is waarop je deze tools moet gaan gebruiken.
Wees strategisch in het leggen van de basis en je zal strategisch zijn in de uiteindelijke uitvoering.
2. Plan wekelijkse videovergaderingen
Naast het gebruik van Slack en Trello, komt ons team een keer per week samen op Zoom. Zoom is een videoconferentietool die zowel kleine als grote groepsbijeenkomsten zoals webinars ondersteunt (eenmalig of herhaald) en mobiele toegankelijkheid biedt. Hiermee kun je ook unieke vergader-URL’s instellen, zodat elke vergadering zijn eigen privéruimte heeft.
We hebben donderdagochtend als onze stand-up moment gekozen. Deels in verband met de agenda’s van de diverse teamleden, maar ook de overlap van tijdzones (ja, we zitten niet allemaal in Nederland ;)). Elke donderdagochtend delen wij onze prestaties, doelstellingen, belemmeringen en strategieën voor Work Ninjas.
Wil je het geheim weten? Hier is het…. Sla deze weekly stand-ups of contactmomenten niet over! Zelfs als je er geen zin in hebt, kom toch opdagen! Het hoeft niet lang te zijn. Ik geloof er niet in dat je elke dag moet afspreken, maar moedig iedereen aan om hun externe team eenmaal per week te ontmoeten. Stel een gezamenlijk een paar regels vast om het compact te houden, maar maak het niet te ingewikkeld.
Wij hebben op dit moment twee doelen:
- Inspireren met mooie prestaties;
- Blocking issues boven water krijgen.
Wij hebben ook twee hoofdregels:
- Keep it short and happy;
- Geen vragen, discussies of andere dingen die niet voor de rest van het team van belang zijn. Schuif die naar een ander gesprek.
Kijk wat voor jouw virtuele team werkt en belangrijk is. En evalueer periodiek of je de doelen en regels eens moet veranderen. Niks is vervelender dan die weekly standups waarbij de helft van de mensen nooit wat zegt en er geen profijt in ziet en de andere helft hun weekendtrip aan het bespreken is of tot in detail gaat vertellen wat ze straks gaan doen voor dat ene project waar niemand anders in mee draait. Het gaat om samen zijn en verbinden. Hoe kan je elkaar versterken en helpen.
3. Gebruik video(meetings) bij langere uitleg
Wanneer iets meer dan 30 seconden nodig heeft om uit te leggen in Trello of Slack moedigen wij teamleden aan om een Zoom-vergadering op te zetten, ook met klanten. Slack is een verbazingwekkend communicatiekanaal, maar het mist fundamentele menselijke elementen zoals lichaamstaal en toon. Daarom is het eenvoudiger en sneller om gewoon persoonlijk met een mens te praten om veel problemen op te lossen en vragen te beantwoorden.
Ditzelfde kan je ook toepassen zonder dat je een afspraak in je agenda zet. Wat wij bijvoorbeeld vaak doen en aanmoedigen bij onze klanten is het maken van een screencast. Wil je iets uitleggen of feedback geven en krijg je het niet helder en kort op papier, dan is dit echt een lifesaver. Je kan diverse screencast software gebruiken als Loom of Cloudapp. Maar je kan ook een Zoom sessie starten en op “Record” klikken. Laat zien en leg uit wat je wil en hang de video aan het Trello kaartje of stuur hem via Slack.
Wil je meer met video gaan doen richting klanten, kijk dan eens naar Dubb. Ideaal voor sales- of explainer video’s.
Going next level… een rechterhand
Ok, het is natuurlijk echt super fijn om een eigen team te hebben wat goed communiceert, maar er komt een moment waarop je echt next level wil gaan. Naar mate je business en je virtuele team groeit ga je merken dat je steeds meer bezig bent met het managen van je team. Ongeacht of de communicatie goed gaat, het kost tijd en jouw tijd is kostbaar. Dit is tijd die je niet in je business moet werken, maar tijd die je aan je business moet werken.
Dit is het moment om een rechterhand in je team te hebben, een online business manager. Iemand die voor jou het aanspreekpunt is, die het werk voor jou weg zet in het virtuele team, die met jou kan sparren over de stappen die genomen moeten worden in jouw business. Jouw rechterhand zorgt er voor dat de juiste virtuele experts aangehaakt worden om jouw ideeën te realiseren. Of je nou een nieuw content process wil opzetten, je boeklancering geregeld wil hebben of een podcast wil beginnen.
Jij bespreekt dit met je rechterhand, deze zet het uit en managet jouw team. Dit geeft jou de vrijheid om weer verder te werken aan alles wat binnen jouw Genius zone valt en waar jij energie van krijgt.
Door deze tips toe te passen, zorg je dat jouw teamleden net zo effectief kunnen samenwerken en leren alsof ze in hetzelfde kantoor zitten, zelfs als ze zich op duizenden kilometers afstand van elkaar bevinden.
Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.
