Het kost me maar een paar minuten. Hoe vaak heb jij dat al tegen jezelf gezegd over een taak die je moest uitvoeren? De tijd die je bespaart door het succesvol uitbesteden van deze taak weegt waarschijnlijk niet op tegen de tijd die je nodig hebt om uit te leggen wat er moet gebeuren. Vervolgens moet je waarschijnlijk alsnog aanpassingen doen omdat het geleverde werk niet is wat je ervan verwacht. Toch? Think again!
1-minuut-taken zijn tijdslurpers
Er bestaat een verschil tussen de tijd die het kost om een taak uit te voeren (doing it) en de tijd die je nodig hebt om het ook daadwerkelijk gedaan te krijgen (getting it done). Wat we hiermee bedoelen is het volgende: een taak kan inderdaad 1 minuut duren om uit te voeren, maar als je de taak niet meteen oppakt en er een aantal dagen overheen gaan voordat je hem ook daadwerkelijk uitvoert, dan duurt de taak opeens een stuk langer dan 1 minuut.
Daarnaast is uit onderzoek gebleken dat je hersenen gemiddeld zo’n 20 minuten nodig hebben om weer terug te komen bij het werk wat je daarvoor aan het doen was. Zo wordt die taak van 1 minuut sowieso al een taak van 21 minuten. Je kunt je dus afvragen of jij deze taak moet uitvoeren. Zeker als het je maar 10 seconden zou kosten om het uit te besteden.
Het gevaar van vasthouden
Veel ondernemers denken nog steeds dat ze alles zelf moeten doen, of erger nog: dat zij de enige zijn die een bepaalde taak kunnen uitvoeren. Ze geven aan dat ze eigenwijs zijn, issues hebben met vertrouwen, een control freak zijn of een micro-manager. Daarbij denken ze dat ze het zelf beter kunnen of op zijn minst sneller. Dat is dus absoluut niet het geval en het staat hun dan ook in de weg bij succesvol uitbesteden.
Feit is dat, hoewel je dat misschien niet leuk vindt om te horen, er altijd wel iemand is die het beter kan dan jij. Je kunt het misschien wel sneller, maar het is maar de vraag wanneer jij er aan toe komt, hoeveel mensen je daarmee hebt opgehouden, hoe groot de cognitieve switch is geweest en hoeveel tijd het dus daadwerkelijk heeft gekost. Het belangrijkste punt is: als je niet leert om taken uit te besteden, dan gaat je business nooit groeien naar een punt dat verder gaat dan jouw capaciteit.
Delegeren is alleen niet zo eenvoudig als simpelweg iemand vertellen wat diegene moet doen. De juiste manier van delegeren is een kunst die kennis, kunde en oefening vereist. Bij het uitbesteden van taken is de kunst van delegeren ontzettend belangrijk. Gelukkig zijn er genoeg tools en handleidingen beschikbaar die het uitbesteden makkelijker maken.
Leren uitbesteden
Een nieuwe vaardigheid leren kost tijd en gaat met vallen en opstaan. Leren uitbesteden dus ook. Begin daarom met kleine taken uit te besteden zodat je het positieve effect hiervan kan merken zonder in de stress te schieten of het misschien gaat mislukken. Zo wen jij aan het uit handen geven van een taak en kan jouw virtual assistant wennen aan de verantwoordelijkheden.
Natuurlijk moet je ook uitkijken voor de bekende valkuilen: fouten kunnen namelijk altijd gemaakt worden. Spring dan zelf niet in de bres om de fouten van je virtuele assistent op te lossen. Ook jij hebt namelijk ooit van je fouten geleerd en jouw VA moet dezelfde kansen krijgen. Stel jezelf op als deskundige en eindverantwoordelijke maar houd afstand van het uitvoeren van de taak zelf. Zo kan iedereen in jouw virtuele team een werkwijze ontwikkelen die bij de rest aansluit.
Zorg als laatste dat de verwachtingen en kaders duidelijk zijn. Een goede communicatie tussen jou en je virtuele assistent helpt vooraf problemen te voorkomen. Daarnaast zijn er 6 niveaus van uitbesteden waarop je kunt opereren, zorg dat zowel jijzelf als je virtual assistant vooraf afstemmen op welk niveau je zit.
Wat moet je uitbesteden
Besteed de dingen uit waar je niet goed in bent, die je niet leuk vindt om te doen en waar je niet in excelleert. Daarmee creëer je meer tijd om te doen waar je goed in bent. Maak voor jezelf inzichtelijk waarin je excelleert, wat je wel kan maar niet heel goed of efficiënt en waar je slecht in bent.
Uiteindelijk gaat het erom dat jij zo veel mogelijk tijd besteed aan datgene waar je goed in bent, en hetgeen waar jij minder goed in bent uitdraagt aan iemand anders.
Benieuwd naar welke taken je allemaal succesvol kunt uitbesteden? Wij hebben alvast 40 taken voor je op een rijtje gezet. En waarom alleen op zakelijk gebied uitbesteden? Ook privé kun je taken uitbesteden. Kijk ook eens naar ons Trello-board vol inspiratie.
Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.
