Ondernemers die wel eens hebben samengewerkt met een (virtueel) team of een Virtual Assistant (VA) hebben bijna allemaal wel eens een moment gehad waarbij de nodige wrijving ontstond. Dit komt vaak doordat het werk anders uit is gevoerd dan de ondernemer zelf in gedachte had. Vaak wordt er dan gewezen naar het team of de VA. Toch is de oorzaak van de onvrede vaak te herleiden naar een gebrekkige voorbereiding van het uitbesteden of een onvolledige aansturing. Voor veel ondernemers is dit een reden om het werk toch weer naar zich toe te trekken. Wij noemen dit de outsourcing frustratie cyclus.
“The difference between success and failure is a great team.”
– Dave Kerpen – een bestseller auteur, New York Times
Vertrouwen
Wanneer je als ondernemer de beslissing neemt om werkzaamheden te outsourcen, is het belangrijk dat je team alle middelen beschikbaar heeft om te doen wat er moet gebeuren. Bovendien wil je een virtueel team dat op zijn minst dezelfde kwaliteit levert als wat je zelf zou doen. En als het even kan wil je ook een team dat bij aanvang direct in staat is om zonder al te veel problemen te produceren. In feite wil je VA’s of een team waar je zomaar op kunt vertrouwen.
Het ‘vinden’ van dit vertrouwen is helaas niet vanzelfsprekend en zonder goede voorbereiding en mindset ook niet te verwachten. Er is aansturing en uitleg nodig en vertrouwen komt van twee kanten. Uiteraard wil je de VA’s ook weer niet teveel op de lip zitten. Dit kan zorgen voor een ongezonde werkrelatie. Hierbij kan je team door een gebrek aan vertrouwen van jou als ondernemer gaan twijfelen aan hun eigen capaciteiten. Op deze manier kun je samen met jouw team terechtkomen in een negatieve spiraal.
De outsourcing frustratie cyclus
Veel ondernemers struggelen om op het punt van gezond vertrouwen uit te komen. De oorzaak hiervan kan een moment zijn waarbij de ondernemer zich afvraagt waarom het team het maar niet voor elkaar krijgt om goed te functioneren. Vervolgens neemt het vertrouwen van de ondernemer in de Virtual Assistant af. En als ondernemer is de snelste en makkelijkste oplossing om de werkzaamheden weer zelf uit te voeren. Maar uiteindelijk gaat dit weer ten koste van het wederzijdse vertrouwen. Voordat je het weet beland je in de outsourcing frustratie cyclus.
Het gevolg van het terugnemen van de werkzaamheden is het ontstaan van een scheve verhouding tussen jou als ondernemer en je virtuele team. Het team krijgt het gevoel niet in staat gesteld te worden het werk correct uit te voeren en voelt zich daardoor niet serieus genomen. Daarnaast zien we vaak dat de ondernemer ook gefrustreerd reageert. Door die reactie en het terugnemen van werk geef je eigenlijk de confirmatie aan het team, dat je ze niet vertrouwt. De relatie met het team gaat op deze manier natuurlijk razendsnel achteruit. De bekende stappen hierna zijn uiteindelijk dat de ondernemer de taken dan maar weer zelf uit voert omdat hij dan trouw kan blijven aan zijn eigen standaard. En als laatste stap wordt er afscheid genomen van de VA’s.
Terug bij af
Maar… Binnen de kortste keren wordt het duidelijk dat je aan het kortste eind hebt getrokken. Het werk stapelt zich weer op tot een overweldigende berg. Waardoor je op een gegeven moment weer tot de conclusie komt dat je dit niet meer alleen aankan. En je vervolgens toch weer aan de slag moet met een team van bijvoorbeeld Virtual Assistants.
Wanneer je mindset niet is veranderd en je je niet anders voorbereid, ga je weer tegen dezelfde problemen aanlopen. En wanneer je deze outsource frustratie cyclus één of meerdere keren hebt doorlopen, zal je houding ten opzichte van virtuele assistenten (onbewust) zijn veranderd. Vooral ook het vooraf aankondigen van jouw (extreme) verwachtingen en gedrag zal er ook niet toe bijdragen om een goed team te vormen. Dit kan ervoor zorgen dat de kans op spanning er al inzit, voordat er echt wordt begonnen aan de werkzaamheden. Als ondernemer kun je niet verwachten dat je op deze manier succesvol zult worden met jouw business.
Je moet de valkuil in de outsourcing frustratie cyclus dus op een eerder punt doorbreken. Maar voordat dit mogelijk is, moet je eerst opzoek naar de mogelijke oorzaken.
Warning: zonder een stuk zelfreflectie kom je hier als ondernemer niet doorheen.
Stappen naar outsourcing met vertrouwen
Vóórdat je begint aan outsourcen, is het verstandig om in te zien dat dit een proces is waar je eerst in dient te investeren. Aangezien tijdgebrek vaak de reden is voor outsourcing, kan het lastig zijn om nu een stap terug te doen. Maar juist dít is zo belangrijk! Neem allereerst de tijd om de goede mensen uit te kiezen. Vaak worden mensen ingezet op basis van WAT je gedaan wilt hebben en wordt er te weinig gekeken naar WIE het gaat doen. Terwijl de focus juist primair dient te liggen op de persoon zelf en secundair op de uitvoer van de taak.
“Talent wins games, but teamwork and intelligence win championships.”
– Michael Jordan
Lees ook nog even na hoe je andere valkuilen bij het zoeken naar een Virtual Assistant of Expert kunt voorkomen.
Neem jouw proces van delegeren onder de loep. Dit kan confronterend zijn. Maar wees niet bang om deze stap te zetten, want het werpt zijn vruchten af. Hoe communiceer je bijvoorbeeld met je team? Let hierbij ook op de toon. Het kan een proces zijn waarvoor veel geduld nodig is, want vergeet niet: voor jou is het misschien volstrekt duidelijk en normaal wat er moet gebeuren. Maar je VA staat ondanks zijn capaciteiten aan het begin van een geheel nieuw vraagstuk.
Maak daarom duidelijke werkbeschrijvingen voor je virtuele team, omdat dit middelen zijn die ze nodig hebben. En niet geheel onbelangrijk: geef vooraf ook aan wat je doelen en verwachtingen zijn, wat is jouw gewenste uitkomst. Als jij jezelf betrapt op de “wat” en “hoe” vraag bij het omschrijven van werk, switch dan naar de “wat” en “zo ziet het er dan uit” modus. Virtueel experts weten echt wel “hoe” het moet.
Samen naar een gezond team
Trek aan de bel wanneer jij voelt dat je de controle over het werk weer terug wil nemen. Zelfs al maak je jezelf op dit moment wijs dat het echt niet anders kan en het vast ook de snelste oplossing zou zijn. Bedenk weer even dat jíj als ondernemer de leider bent van het team. En dat je dit team niet zomaar hebt opgebouwd, maar om mee samen te werken omdat dit uiteindelijk veel sneller en efficiënter is. Haal daarom even goed adem en zet een paar stappen terug om je focus te herpakken. Ga vervolgens met je team in overleg om samen tot een goede werkwijze te komen.
De grote doorbraak van de outsourcing frustratie cyclus
Wanneer je als ondernemer merkt dat er struggelingen zijn, of het werkproces stroef loopt of niet snel genoeg: keep your cool en fix it! Als leider van het team ben jij diegene die de keuze moet maken om de frustratie cyclus te doorbreken. Ga opzoek naar de oorzaken en los het vervolgens op. Vergeet bovendien niet dat je er nu niet meer alleen voorstaat. Verbeter je systeem met feedback van je VA’s en versnel zo je werkprocessen.
Overigens kan het doorbreken van de outsourcing frustratie cyclus zwaar zijn, maar het is de moeite absoluut waard. Zie het als een investering in jezelf, maar ook in jouw business. Ten slotte: voor jullie als team is het een waardevolle ontwikkeling.
Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.
