Vaak worden wij gevraagd naar praktische manieren om een onderneming voor te bereiden op het werken met een virtual business team. Wij geloven dat bijna elke onderneming kan profiteren van een virtueel team of assistent. Daarom geven we in deze blog een aantal tips voor het beschrijven van werkprocessen. Zo kun jij jouw onderneming extra goed voorbereiden op het werken met een virtual assistant.
Werkprocessen
Werkprocessen zijn de beste basis om werk te delegeren zonder veel actieve aansturing van jouw kant. Met de beschrijving van jouw werkprocessen kun je goed voorbereid aan de slag gaan met een virtual business team of virtuele assistent.
Of je nu een bedrijf start of je bestaande business probeert te verbeteren, het gaat hier om de stapsgewijze uitvoer van de werkzaamheden. Welke taken moet je uitvoeren? Wie moet dat doen? En wat zijn de beste manieren om deze taken aan te pakken?
De eerste stap naar het systematiseren van jouw bedrijf ligt in de uitwerking van de beantwoording van deze vragen. Het creëren en vastleggen van processen en workflows, bepaalt de manier waarop jouw dagelijkse activiteiten functioneren.
Een populaire benadering hiervoor is het opstellen van werkprocessen. Kort gezegd is dit een set instructies die alle relevante stappen en activiteiten van een proces of procedure beschrijft.
Kies een proces tool
Wanneer je je bedrijfsprocessen gaat documenteren, moet je een format kiezen waarin je het vastlegt. Wij gaan nog een stapje verder en gebruiken graag een tool waarin je niet alleen documenteert, maar waarmee je ook de processen kunt registreren en uitvoeren. Voor de meeste processen hebben wij de voorkeur voor Process.st (spreek uit als: Process Street). In Process.st werk je met ‘proces templates’ en ‘checklists’. Een template is de basis waarmee bij elke herhaling van het werk een nieuwe checklist gemaakt word.
Een voorbeeld proces template die je kan toevoegen aan Process.st is de onboarding van nieuwe klanten. Je maakt een lijst met taken en uitleg voor je team met wat er elke keer moet gebeuren als je een nieuwe klant binnen haalt. Zodra er een nieuwe klant is, wordt er op basis van dat template een nieuwe checklist gemaakt en gekoppeld aan een lid van je team. Terwijl je team het proces uitvoert zie je in het dashboard de voortgang van de checklist.
Een andere tool zoals bijvoorbeeld Trello werkt ook prima als basis. Wij hebben een sterke voorkeur voor een tool waarin je duidelijk kunt documenteren en waarbij het team continue de instructies ziet tijdens het uitvoeren. Losse kaartjes of opdrachten die verwijzen naar ‘de werkinstructie’ werken over het algemeen niet. Mensen lezen het document dan één keer en vervolgens nooit meer. Veranderingen gaan dan vaak zeer moeizaam.
Dat wat in je hoofd zit is niet goed genoeg
Het even snel op papier zetten van gedachtegangen is geen handige en complete oplossing. Helaas komen we dat nogal vaak tegen. Dit heeft twee gevaarlijke onzichtbare verwachtingen tot gevolg. Allereerst gaat men er dan al snel van uit dat de virtuele assistent alle onbeschreven tussenstappen zelf wel uit kan vinden. Daarnaast is de verwachting dat het werkproces de eerste keer gelijk goed (lees: perfect) wordt uitgevoerd. Deze twee verwachtingen vormen een dodelijke combinatie.
Wanneer je deze aanpak kiest, gebruik je teveel shortcuts. Deze beïnvloeden niet alleen de kwaliteit van het werk, maar ook jouw samenwerking met het team.
Maak een video opname
Door middel van bijvoorbeeld Zoom of Camtasia, kun je eenvoudig een video opname maken van het stapsgewijs doorlopen van jouw werkproces op een computerscherm. Door een screencast te maken terwijl je het proces doorloopt, blijft er minder ruimte over om ongewenste shortcuts te nemen. Jouw virtual assistant kan met deze uitwerking het proces gemakkelijk terugkijken, screenshots maken en de eerste lading problemen eruit filteren.
Let wel op: het is niet de bedoeling het werk over te dragen middels enkel een video. Uit ervaring weten we dat video’s van deze kwaliteit zorgen voor verwarring. Omdat je het proces zelf al heel vaak hebt doorlopen, ontkom je er niet aan ingebakken shortcuts te nemen of andere foutjes te maken.
Werk de video uit
De video is een mooie basis voor het beschrijven van werkprocessen en een eerste stap voor een virtueel assistent. Een ervaren VA zet jouw video vervolgens om in een leesbare en begrijpelijke checklist en haalt de eerste shortcuts er al uit. Het voordeel van een tool als Process.st is dat je in de checklists korte video’s of animated GIFs kunt gebruiken. Zo kun je bepaalde handelingen snel overdragen, wat met enkele screenshots vaak niet mogelijk is.
Bij het documenteren van het werkproces is het van cruciaal belang dat alle informatie compleet is. Spreek niet alleen over ‘de website’ of ‘de documenten’. Zorg ervoor dat er directe links bij staan, zoals naar de website of Dropbox waar je het over hebt. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor wachtwoorden: verwijs duidelijk naar waar ze staan, in welke wachtwoord tool je ze kunt vinden en onder welke naam.
Als uit de video blijkt dat het proces pas gestart kan worden zodra er belangrijke informatie beschikbaar is, kan je virtual assistant ook al een formulier aanmaken waarin de nodige informatie digitaal verzameld kan worden op een eenduidige manier. Door er voor te zorgen dat alle informatie op een consistente manier verzameld wordt zorg je er niet alleen voor dat er in het proces minder fouten worden gemaakt, je hoeft ook niet steeds heen en weer om nog een stuk missende informatie te halen.
Laat een andere VA testen
De eerste virtuele assistent heeft het proces beschreven, een keer doorlopen, de nodige vragen gesteld en correcties uitgevoerd. Vervolgens laat je het beschreven werkproces testen door iemand die hier nog nooit mee bezig is geweest. Je zult merken dat er ook dan nog fouten naar voren komen die je op zal moeten lossen. Mooi, want hier wordt je werkproces alleen maar beter van.
Verwerk feedback zo snel mogelijk
Procesdocumentatie moet leven en altijd up-to-date zijn. Denk dus na over de gewenste wijze van ontvangst van feedback van de teamleden die het proces uit gaan voeren. In de meeste gevallen is het handig om een extra feedback rondje in te plannen aan het einde van jouw checklist op Process.st.
Zorg ervoor dat de feedback zo snel mogelijk beoordeeld en verwerkt wordt. Als je merkt dat er een onhandig foutje in een proces zit dat dagelijks wordt doorlopen, kan het spoedig oplossen hiervan veel problemen voorkomen.
Op naar het volgende werkproces
Als je eenmaal door het eerste werkproces heen bent en jouw team aan de slag gaat met het nieuwe proces, wordt het tijd om dit volgende proces te documenteren. Door processen op deze manier te documenteren en te doorlopen ontstaan er een aantal key voordelen, waarmee je een robuuste onderneming opbouwt. Je bent niet meer afhankelijk van die ene persoon om het werk te doen. Of je nu een virtual assistant hebt die langdurig ziek is of bij wisselingen binnen het team. Jij hebt een gedocumenteerd en proven proces klaarliggen om iemand anders zó mee aan het werk te kunnen zetten.
Wil jij ook aan de slag met het documenteren van jouw werkprocessen? Of heb je al een beschreven proces en zoek je een team om dit structureel uit te voeren? Ons virtuele business team staat klaar om je hierin te ondersteunen. Wil je meer weten? Plan dan nu een vrijblijvend consult in.
Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.
