Als Work Ninjas werken we volledig online en op afstand. Om goed samen te kunnen werken en de werkprocessen geordend en in de juiste banen te laten verlopen, maken we daarbij gebruik van diverse workflow tools. Een workflow of ‘werkstroom’ is de logische volgorde van activiteiten om uit te voeren om een van te voren gedefinieerde uitkomst te verkrijgen. Vooral in deze periode wanneer thuiswerken voor veel mensen de norm is, geven we jullie graag een inzicht in enkele workflow tools die wij gebruiken. Zo kan de werkstroom van jou en jouw team – ook op afstand – nóg beter worden geoptimaliseerd.
Process Street
Process Street (Process.st) is een simpele robuuste workflow en process management tool. Deze tool is één van de eenvoudigste oplossingen voor een team om workflows en terugkerende processen van je team te beheren. Wij maken hier als Ninja’s ook veelvuldig dankbaar gebruik van. In Process.st werk je met ‘process templates’ en ‘checklists’. Je begint met het maken van een template, dit is de basis waarmee bij elke herhaling van het werk een nieuwe checklist wordt gemaakt. In je template maak je gestructureerde documentatie van je werkproces. Je kan naast tekst ook plaatjes en video invoegen zodat iedereen je proces goed kan volgen en uitvoeren. Je proces richt je verder in met invulvelden, checkmarks en conditionele logica om er voor te zorgen dat de juiste dingen gebeuren in de juiste volgorde.
Voor elke keer dat je proces uitgevoerd wordt start je een nieuwe checklist vanuit dit template. Met het gebruiken van deze checklists voorkom je dus veel fouten en bespaar je veel tijd. Zo weten wij bijvoorbeeld precies de stappen die we moeten nemen bij het schrijven en publiceren van dit blog. En wie deze stappen uit mag voeren. De voortgang wordt allemaal bijgehouden in de app. Deze tool is zowel handig voor kleine als grote ondernemingen en is goed te koppelen met anderen systemen zoals Zapier.
Trello
Trello is één van de bekendste en meeste gebruikte projectmanagement tools. En gebaseerd op het idee van sticky notes en kanban. Deze tool biedt enorm veel vrijheid, waardoor het werkproces helemaal naar wens in te richten is. Het principe van Trello bestaat uit het maken en inrichten van een online bord met taken (dit zijn dan kaarten) om uit te voeren. Deze taken kunnen worden gekoppeld aan personen en een deadline. Als Work Ninjas gebruiken wij Trello dan ook dankbaar om de opdrachten persoonlijk aan onze teamleden toe te schrijven. Een voordeel is dat het zo heel overzichtelijk is. Ook is er een Trello app waardoor de borden ook op je mobiel te bekijken zijn.
Een nadeel van Trello is de openheid en flexibiliteit van het systeem. Omdat je processen niet technisch kan afdwingen is het verstandig om binnen je team een duidelijke werkwijze af te spreken. Zo blijft overzicht en efficiëntie behouden. Waar Trello duidelijk vooruit loopt zijn de automations via hun Butler Power-up. Met Butler kan je uitgebreide automations bouwen binnen Trello om je workflow te versnellen en in goede banen te leiden. Trello is niet altijd even handig wanneer de hoeveelheid taken erg groot is of er veel gecommuniceerd moet worden. De mogelijkheden om als team met elkaar te communiceren zijn beperkt en snel minder overzichtelijk. Maar over het algemeen is het een intuïtieve, gemakkelijk te gebruiken en veelzijdige tool zonder steile leercurve.
Trello heeft een gratis versie, die voldoende mogelijkheden biedt voor persoonlijk en zakelijk gebruik. Natuurlijk is er ook een betaalde versie, die je meer opties biedt om aan de slag te gaan met uitgebreide checklists, team boards, templates, Butler automations en meer. Trello heeft zelf al een enorme hoeveelheid integraties via hun Power-up systeem, maar is ook zeer goed te koppelen via Zapier of Integromat aan andere systemen.
Asana
Wanneer je aan de slag wilt met (diverse) complexere projecten of met een groter team werkt, kun je overwegen om gebruik te maken van Asana. Deze tool biedt een iets verfijndere en meer gedetailleerde controle over werkprocessen. Asana biedt ook mogelijkheden om meerdere teams te beheren die tegelijkertijd aan meerdere complexe projecten werken, ideaal voor grotere bedrijven. Dat is waardevol bij werkprocessen wanneer managers overzicht moeten houden op projecten met veel bewegende delen. Asana is – evenals anders dan Trello – voorzien van een goed systeem voor taakafhankelijkheid. Zo zie je precies wanneer je een taak kunt starten.
Een overeenkomst met Trello is dat je gebruik kunt maken van kanban borden, maar een groot voordeel van Asana is dat je de taken ook in een lijst onder elkaar kunt zetten. Dat kan wanneer er sprake is van een groot aantal taken duidelijk zorgen voor meer overzicht. Asana biedt duidelijk meer functies dan Trello, maar staar je daar niet op blind. Het kost tevens meer tijd en moeite om Asana onder de knie te krijgen. Voor een grote organisatie misschien van belang, maar voor een wat kleinere club en eenvoudige taken wellicht wat overbodig.
Asana was erg laat met de automations, die zitten er pas sinds een paar maanden in. Workflows zijn dus zeker niet op hetzelfde niveau te automatiseren als bij Trello of Process.st. Qua integraties en koppelingen doet Asana niet echt onder van Trello.
Een cool trucje wat alleen Asana op dit moment heeft is dat je vanaf de mobiele app een geluidsfragment op kan nemen en hier direct een kaartje van maken. Het geluidsfragment wordt door de interne dicteer functie van iOS of Android omgezet in tekst. De audio opname komt vervolgens ook aan het kaartje te hangen. Ideaal om snel taken toe te voegen als je veel onderweg bent.
Monday
Je maakt een taak, je koppelt deze taak aan een persoon, geeft hem een status mee (bijvoorbeeld ‘in progress’) en verbindt er een deadline aan. Dat is Monday. Eigenlijk is het een eenvoudige en overzichtelijke manier om taken te verdelen en deadlines te halen. Het verschil met Trello is, dat je met Monday gebruik kunt maken van meerdere weergaveopties. Deze omvatten Kanban-, tijdlijn-, kalender-, kaart- en kaartweergaven. Met de dashboards van dit programma kun je verschillende kolomtypen kiezen met ingesloten formulieren en unieke tags. Je kunt de borden delen of privébordinstellingen aannemen. Een van de meest interessante opties die Monday.com biedt, is het activiteitenlogboek.
Daarnaast bevat Monday tot 50 GB aan opslagruimte en meer dan 150 verschillende automatiseringen om je workflow te stroomlijnen. Waaronder ook app opties en emailintegraties. En kom je er niet uit? Monday.com biedt uitgebreide ondersteuning en tevens goede beveiligingsmaatregelen. Dat mag ook wel: Monday is één van de weinige workflow tools die alleen betaalde versies aanbiedt. Voor het basispakket betaal je 8 euro per persoon per maand en wil je gaan voor de pro kost je dat 16 euro. Maar daarvoor in de plaats krijg je ook veel instructievideo’s en veel opslagruimte. En veel opties om de dashboard zo kleurrijk te maken als je zelf wilt. Deze grote hoeveelheid opties kan tevens overweldigend zijn en een reden om toch te kiezen voor het eenvoudigere Trello of Asana.
ClickUp
ClickUp is meer dan alleen taakbeheer en eigenlijk een fundamenteel nieuwe manier van werken. Het biedt documenten, spreadsheets, reminders, doelen, agenda’s, planning, time tracking en zelfs een inbox, chatfunctie, cloud storage en ingebouwde screenrecording. De kernmissie van ClickUp is juist om de wereld productiever te maken door de problemen te elimineren ontstaan door het gebruik van veel verschillende toepassingen. De tool is de laatste jaren hard bezig om een inhaalslag te maken met Trello en Asana. ClickUp beweert dat deze tool alle andere workflow tools kan vervangen.
ClickUp heeft duidelijk meer organisatieopties dan Trello. De workflow tool is volledig aanpasbaar en werkt voor elk type team, zodat alle teams dezelfde app kunnen gebruiken voor planning, organisatie en samenwerking. Ze bieden verschillende weergaven waaruit je kunt kiezen om virtuele werkruimte voor je te laten werken, waaronder een lijst-, vak-, bord-, kalender-, bestands- of formulierweergave. Een voordeel van ClickUp boven Asana is dat het afhankelijk maken van de taken aan elkaar zit inbegrepen bij de gratis versie. De mobiele app blijkt daarnaast ook een stuk gebruiksvriendelijker dan deze van Asana. En anders dan Asana en Trello heeft deze tool ook een chatfunctie en heel veel andere handige opties gericht op samenwerken. Je kan bijvoorbeeld gestructureerd documentatie opslaan. Hiermee maak je je eigen interne wiki of “intranet” voor je team.
Clickup heeft hun Automations functie nog in Beta. Ze zijn hier rijkelijk laat mee, maar dit komt omdat veel functionaliteit al standaard in de software verwerkt zit. Er is al behoorlijk wat mogelijk en er komt bijna wekelijks een update met nieuwe functionaliteiten of integraties. Naast meer dan 1000 mogelijke integraties hebben ze ook een uitgebreide koppeling met Integromat of Zapier. De laatste is iets minder uitgebreid.
De interface van Clickup kan in het begin best overweldigend zijn. Er zijn bijzonder veel mogelijkheden om views, dashboards en filters aan te maken. Het voordeel hiervan is dan weer dat je met veel Spaces, Projects en Lists toch een goed overzicht kan krijgen van je workload. ClickUp misschien wat minder geschikt wanneer je van niet van een strakke hiërarchische structuur houdt. Deze gaat bij ClickUp namelijk in de structuur van Teams > Spaces > Projects > Lists > Tasks. De app is zo overtuigd van zijn eigen krachten boven deze van andere apps, dat ze het wagen om een overzicht te plaatsen van eigen functies vergeleken met die van andere workflow tools.
Door de werkflow tool de werkstroom kwijt
Workflow tools kunnen tegenwoordig zo veelzijdig en complex zijn als je wilt. Maak het jezelf niet meteen te moeilijk door te gaan voor een complexere tool dan nodig voor jouw situatie. Voorkom dat je door de workflow tools de werkstromen niet meer ziet. Vergeet vooral niet dat een workflow tool altijd nog als hoofddoel heeft om werkstromen zo eenvoudig mogelijk te maken. En pas efficiënt is, wanneer het hele team, er goed mee aan de slag kan.
Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.
