Zodra we Work Ninjas oprichtten was voor ons duidelijk dat we voor onze klanten de beste mensen in ons virtual business team wilden hebben. Nu is dat geen bijzondere uitdaging, want bijna iedereen denkt er zo over als het gaat om personeel werven. Maar voor ons was het wel de uitdaging om zo vroeg mogelijk in het proces het kaf van het koren te scheiden. Bovendien wilden we er niet al te veel werk aan hebben. En niet onbelangrijk: zodra er serieuze leads binnen kwamen, wilden we dat alles op rolletjes liep. Zowel voor ons als voor onze sollicitanten.
We hebben er daarom voor gekozen ons eigen “systeem” te bouwen en met WPforms, Zapier en Trello een groot deel te automatiseren. In deze blog nemen we je mee in het opbouwproces, de tools die we gebruiken en het daadwerkelijke sollicitatieproces.
1. Eerst ronde: de inschrijving
Op de vacaturepagina staat de nodige informatie over de vaardigheden die we zoeken en verdere informatie over het werken in ons virtuele business team. Als mensen zich willen aanmelden moeten ze het online formulier invullen. Op basis van het formulier ontvangen we de volgende informatie:
- NAW-gegevens maar ook informatie over expertises, eigenschappen en motivatie.
- Een video van de kandidaat zonder dat we al te veel “instructies” geven. Dit geeft heel snel een beeld hoe makkelijk mensen zich durven te presenteren en of ze passen binnen het virtuele team.
We zien aan onze statistieken dat veel potentiële kandidaten op dit laatste onderdeel afhaken, maar dit blijkt een prima graadmeter. We hebben ons een paar keer laten verleiden om toch zonder video het traject in te gaan, maar deze gesprekken liepen helaas op niets uit. Kortom, de video blijkt dus een perfecte drempel. Bovendien hebben we een voorkeur voor Ninjas die zich laten zien en die zichzelf durven te presenteren. Juist omdat alles op afstand verloopt, is het belangrijk dat een virtual assistant visueel contact niet schuwt.
Bij een sollicitatieproces bouwen hoort voor ons ook het gebruik van tools. Zodra er een nieuw sollicitatieformulier verstuurd wordt, verschijnt er door een proces van Zapier een kaartje in ons sollicitatie Trello board en ontvangen we een notificatie in Slack. Op deze manier zijn we meteen op de hoogte van de nieuwe sollicitatie en kunnen de andere teamleden die in ons sollicitatiekanaal zitten, meekijken met het filmpje en hun feedback geven.
Butler for Trello hangt meteen de nodige checklists en labels aan het kaartje. Dit gebeurt per fase zodat we snel de standaardpunten doorlopen die voor elke fase belangrijk zijn, wat er nog moet gebeuren en bovendien zien we in één oogopslag de verdeling tussen marketeers, copywriters, generalisten en andere verticals.
Feedback video
Door de vragenlijst in het begin van de sollicitatieprocedure krijgen we een goed beeld van de sollicitant en bepalen we of de sollicitant een aanvulling voor het virtual business team kan zijn. De filmpjes blijken ook in dit keuzeproces heel waardevol. We kregen regelmatig filmpjes die als een filmtrailer FXs in elkaar waren gezet. Met bijvoorbeeld special effects. Of bedrijfsfilms die niks zeiden over de persoon zelf. Het was al snel duidelijk dat je hiermee goed kan beoordelen of iemand in je team past. Het CV wat iemand mee stuurde kreeg steeds minder waarde in het proces.
In deze fase vindt ook het eerste persoonlijke contact plaats. Iedere sollicitant krijgt een gepersonaliseerde Dubb video van ons. Hierin geven we aan of ze wel of niet door zijn naar de volgende ronde, inclusief wat inhoudelijke feedback. Als een sollicitant afvalt, wordt dit kaartje naar de ‘afvallers lijst’ in Trello verschoven.
Naast dat er vanuit het CRM systeem een automatische mail met het filmpje wordt verstuurd met de afwijzing, komt er aan het Trello kaartje een checklist te hangen waarmee we er onder andere voor zorgen dat we op tijd alle informatie verwijderen (leve de AVG).
2. Tweede ronde: assessment
Als de kandidaat wel doorgaat naar de volgende ronde, verschuiven wij het kaartje in Trello naar de kolom waarmee we een aantal andere automations in gang zetten. Er wordt vanuit het CRM systeem automatisch een mail gestuurd naar de sollicitant met een aantal links voor de volgende ronde. We nodigen de sollicitant uit om een assessment te doen waarmee we de positie binnen in het virtuele team kunnen bepalen.
Daarnaast leggen we een casus voor. De casus is gericht op de positie waarvoor ze zich aangemeld hebben. We vragen simpel gezegd bijvoorbeeld een webspecialist een niet-werkende knop werkend te maken en een copywriter wordt gevraagd een copywriting opdracht te maken.
De kandidaat stuurt de voltooide opdracht retour via een persoonlijk WPform. Op bepaalde punten wordt de voortgang van de casus gesynchroniseerd met de checklist in het bijbehorende Trello kaartje. Zodra de checklist helemaal is afgevinkt, krijgen wij een melding dat we kunnen beginnen met beoordelen.
3. Derde ronde: interview
Als de kandidaat door is naar de volgende ronde, verschuiven we het kaartje naar de volgende kolom in Trello. Deze volgende stap in de sollicitatieprocedure is het persoonlijke interview. In deze fase wordt automatisch een nieuwe checklist aan het kaartje gekoppeld. Door middel van Zapier wordt er een mailuitnodiging gestuurd met een Calendly link. De kandidaat kan dan zelf een moment inplannen voor het online interview. In de uitnodiging staat een link voor een videocall via Zoom. Het gesprek duurt maximaal dertig minuten. Zo houden we ons sollicitatieproces voor beide partijen efficiënt en hoeft er niemand ver voor te reizen.
4. Vierde ronde: het aanbod
Als alle vinkjes nog op groen staan is dit het punt om de overeenkomst definitief te maken. Ondanks dat we werken met templates zitten er in een overeenkomst vaak nog wel wat persoonlijke punten. Gelukkig zijn deze vaak minimaal. Zapier en Zoho zorgen ervoor dat het contract en overige documenten compleet verstuurd worden. Vervolgens zorgt Zoho Sign ervoor dat de overeenkomst ter ondertekening naar de kandidaat gestuurd wordt. De checklist die er in deze ronde bij komt zorgt voor meer achtergrondchecks zoals de aanvraag van een VOG.
5. Laatste fase: onboarding
Als alle papieren in orde zijn, wordt het tijd om aan de slag te gaan. Er wordt een uitnodiging verstuurd naar het nieuwe teamlid voor de meeste platformen die we gebruiken. Als eerste komt het nieuwe teamlid in onze Dojo terecht: de online training portal. Door middel van video’s zorgen we ervoor dat het nieuwe teamlid bekend raakt met alle tools en werkwijzen die we gebruiken. Door deze setup zien we meteen hoe snel de kandidaat aan de slag wil en kan gaan. De Dojo heeft als voordeel dat al onze teamleden op dezelfde manier geïnstrueerd worden.
Naast een eigen sollicitatieproces, moet de Dojo ook bijgehouden worden. De weg naar deze versie van het proces heeft vele versies gekend en tussen het schrijven en publiceren van dit artikel hebben we vast weer een tiental punten veranderd en verbeterd. Naarmate Work Ninjas groeit, zal het systeem ook weer passend gemaakt moeten worden.
Kandidaten zijn enthousiast over het systeem: het proces is duidelijk, vernieuwend en er zitten weinig pauze momenten in verwerkt. Met dit proces hebben we niet alleen de aandacht getrokken van kandidaten, ook onze klanten hebben hier interesse naar.
Met deze blog zijn we behoorlijk de diepte in gegaan. Misschien heb je wat inspiratie gevonden en ga je nu je eigen sollicitatieproces automatiseren. Als je zelf ook aan de gang wil je eigen sollicitatieproces te automatiseren maar hulp nodig hebt, kunnen onze Ninjas je uiteraard van dienst zijn. Plan gerust een vrijblijvende call in om jouw ideale proces te bespreken.
Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.
