Een overlopende mailbox zal voor jou niets nieuws zijn. In de waan van de dag kan het voorkomen dat de opdrachten, vragen, nieuwsbrieven of andere mails zich opstapelen. Voor je het weet, ben je het overzicht kwijt. Daardoor is de mailbox vaak een van de grootste stressfactoren voor ondernemers. Je kunt iemand inschakelen om jouw inbox te beheren, maar vaak is dit geen goede oplossing. E-mail is ten eerste heel persoonlijk. Ten tweede kun je niet verwachten dat het uitbesteden van iets dat voor jou stressvol en inefficiënt werkt voor een ander opeens zonder problemen op te lossen is.
Wat is inbox zero?
Inbox zero (bedacht door Merlin Mann) is een manier van beheren van je inbox waarbij je er bijna geen tijd aan kwijt bent, terwijl je wel elk inkomend bericht leest. Het idee erachter is dat je direct actie onderneemt op een e-mail. Je gebruikt de inbox niet als een grote verzamelbak en e-mails meerdere malen leest. Dat betekent overigens niet dat je ook onmiddellijk iedere e-mail beantwoordt, maar wel dat je een keuze maakt wat je er mee gaat doen. Het doel is om voor iedere e-mail te bepalen welk van de volgende acties je neemt:
- Verwijderen (Delete): alle e-mails die verwijderd kunnen worden, worden ook daadwerkelijk direct verwijderd. Stel dit niet uit tot een later moment, dan vervuilen ze je inbox alleen maar. Deze beslissing neem je bijvoorbeeld als de e-mail niet (langer) relevant is of er geen reactie nodig is. Hoef je er niets mee, maar heb je de e-mail misschien nog wel nodig in de toekomst? Archiveer hem dan. Zo kun je hem later wel terugvinden, maar is de e-mail toch uit je inbox.
Let erop dat ongeveer 40% van de e-mails geen reactie behoeft. Wanneer je hier wel op reageert, creeër je hier ook weer meer e-mail mee. Uiteindelijk krijg je een sneeuwbal effect. Wees dus bewust van waar je wel en niet op reageert. - Doen (Do): als een taak minder dan 5 minuten kost om op te lossen, kun je hem het beste direct uitvoeren. De tijd die het je daadwerkelijk kost om hier later op terug te komen, is namelijk veel langer dan 5 minuten. Je hersenen moeten namelijk schakelen tussen de verschillende taken. Na het uitvoeren, archiveer je de e-mail.
- Uitstellen (Defer): de beslissing om uit te stellen neem je als je de taak wel moet uitvoeren, maar het niet nu kunt doen. Belangrijk is dus dat de e-mail niet te belangrijk of urgent is. Dit is geen uitstelgedrag, maar een actieve beslissing om het op een ander moment te doen. Deze beslissing nemen we als de taak meer dan 5 minuten kost om uit te voeren of een mentale verandering vereist. De e-mail moet natuurlijk niet vergeten worden.
- Delegeren (Delegate): als de actie die voortkomt uit de e-mail ook (of zelfs beter) door iemand anders uitgevoerd kan worden, dan delegeer je de e-mail aan iemand anders. Belangrijk is hierbij dat je het vervolgens ook daadwerkelijk loslaat.
Essentieel vs. optioneel
Een van de onderdelen die ervoor zorgen dat mailboxen overlopen en onoverzichtelijk worden, is dat ze een verzameling zijn van allerlei onderwerpen van allerlei verschillende personen en bedrijven. Notificaties van sociale media lopen door de e-mails van (potentiële) klanten. Onze hersenen raken overbelast van het continu schakelen.
Het is dus belangrijk om te beginnen met het onderscheid te maken tussen essentieel en optioneel. Een goede richtlijn is al dat e-mails waar een ‘unsubscribe’ mogelijkheid is, standaard optioneel zijn. Deze e-mails kun je scheiden door ze automatisch naar een aparte map te sturen of er een label aan te hangen. Als je deze e-mails vervolgens bekijkt zul je merken dat je er veel sneller doorheen gaat. Je hersenen maken namelijk de switch naar optioneel.
Als je gebruik maakt van Gmail kan je de volgende filter gebruiken als inspiratie om deze e-mail te markeren. Je ziet in deze filter ook een aantal uitsluitingen voor doorgestuurde e-mails of bijvoorbeeld voor e-mails van de school van je kinderen.
Weg met de CC’s en BCC’s
Om een overflow aan mails te voorkomen begin je bij het begin: stop met onnodig mailen. Hoe meer jij zelf mailt en hoe meer mensen je betrekt met je CC’s, hoe meer mail je ontvangt. Gebruik bijvoorbeeld voor de interne communicatie van je bedrijf een andere app of communicatiemethode, waardoor er geen mails met talloze CC’s en BCC’s meer nodig zijn. Zo hou je de mailbox van jezelf en van je team overzichtelijk.
Nog een aantal tips
- Kijk welke nieuwsbrieven je standaard naar je prullenbak verplaatst zonder te lezen en schrijf je hiervoor uit. Als je in je mailbox zoekt op ‘unsubscribe’ krijg je gelijk een overzicht van alle mails waarvoor je je kunt uitschrijven.
- Zet je notificaties uit. De geluiden, pop-ups en andere waarschuwingen leiden je hooguit af van de taak die je op dat moment aan het uitvoeren bent.
- Als je je e-mail niet aan het verwerken bent, sluit je e-mailprogramma dan ook. Dat voorkomt dat het oplopende getal aan nieuwe e-mails je aandacht trekt en je jezelf toch weer betrapt op het wegwerken van een ‘urgente’ e-mail. Spoiler alert, als het echt urgent is bellen ze 😉
- Kies vaste momenten waarop je je e-mail wegwerkt en doe dit bij voorkeur niet op een piekmoment. Op de momenten dat jij het productiefst bent, kun je het beste lastigere taken uitvoeren.
- Kijk kritisch of het nodig is om een e-mail te sturen. Een e-mail levert immers weer nieuwe e-mails op. Vaak kan een telefoontje van 5 minuten een handjevol e-mails vervangen.
Inbox zero een mythe?
Een mythe zouden we inbox zero niet willen noemen, een oplossing echter ook niet. Problemen met e-mail management is namelijk niet direct een probleem met de e-mail, maar eerder een probleem bij het maken van keuzes. Zoals met alle taken in jouw bedrijf moet je ook voor je inbox keuzes maken. Keuzes over wat jij oppakt, wat een ander oppakt en op welk moment en welke e-mail helemaal niet opgepakt wordt. Er zijn veel overeenkomsten met de beslissingsmatrix van Franklin Covey:
Hiermee ben jij in control over hoe jij je tijd besteedt en aan welke taken of e-mails. Zoals met elke taak, maak eerst de keuze of je überhaupt een keuze moet maken. Seriously, ga geen dingen doen die niet nodig zijn en delete die e-mail of schrap die taak die niets toevoegt aan je bedrijf. Besteedt vervolgens alle taken of e-mails uit die andere mensen op kunnen pakken. Reageer daarna op de e-mails die je binnen 5 minuten kunt beantwoorden en plan tot slot de e-mails of taken die langer duren. That’s how it’s done my friend!
Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.
