Als spreker zijnde weet jij als geen ander dat jouw baan méér is dan de content alleen. Ondanks dat dit natuurlijk het ijkpunt van jouw werk is, ligt de uitdaging in het boeken van locaties en optredens, het reizen naar de plek van bestemming, het maken van de jaarplanning en zorgen voor de juiste accessoires om je toespraak extra kracht bij te zetten. Al met al zijn dat een hoop ballen om in de lucht te houden. Wist je dat je als spreker minstens 6 reguliere taken aan een virtueel assistent kan uitbesteden? Zo focus jij je alleen nog op hetgeen dat jij het beste doet: anderen inspireren en informeren.
1. Laat het voorwerk over aan je VA
Je presentaties gaan vaak verder dan alleen spreken. Misschien heb je wel een presentatie, handouts of attributen die je gebruikt om jouw verhaal meer body te geven. Jouw virtual assistant maakt deze dingen graag voor je zodat jij kan pieken op het juiste moment. Staande ovaties gegarandeerd.
2. Het zoeken van nieuwe spreekopdrachten
Jouw virtuele assistent kent jouw ideale klantengroep. Hierdoor hoef je niet langer zelf uren op het internet rond te struinen op zoek naar nieuwe opdrachten. Jouw VA zet de mogelijkheden voor je op een rijtje en neemt na jouw goedkeuring in jouw naam contact op.
3. Het maken en bijhouden van jouw portfolio website
Als spreker ben jij je eigen visitekaartje. Heb je nog geen persoonlijke website? Zonde! Want zo loop je een hoop potentiële klanten mis. Een virtueel assistent bouwt niet alleen de website voor je maar houdt deze ook bij. En wat dacht je van filmpjes van jouw presentaties? Een virtual assistant bewerkt deze en plaatst deze op je website. Zo is jouw portfolio altijd up to date en weten klanten precies wat ze kunnen verwachten als ze jou inhuren.
4. Inbox en Agenda Management
Check jij ook elke ochtend eerst je werkmail? Wist je dat je daarmee de kostbaarste energie van de dag verspeelt? Geef deze taak uit handen aan je virtueel assistent of virtuele team. Deze onderhoudt de contacten met event managers, zorgt dat alle data in je agenda staan en regelt natuurlijk alles rondom het reizen en verblijf naar de locatie. Zo kun jij in de ochtend je verse energie gebruiken om nieuwe ideeën uit te werken.
5. Contact met de event manager/organisatie
Elk event is weer anders en het is fijn om te weten waar je aan toe bent. Jouw virtuele assistent zorgt ervoor dat alles voor jou in kannen en kruiken is. Zo weet jij precies hoe laat je moet spreken, waar je je moet melden bij aankomst en hoeveel reistijd je hebt naar en van de locatie. Daarnaast zorgt je VA ook vooraf dat alle dingen rondom zelfpromotie duidelijk zijn. Mag je je presentatie bijvoorbeeld filmen? En kan deze online gedeeld worden? En wat is er op technisch gebied geregeld? Als jij een microfoon of een beamer nodig hebt, sluit jouw VA dat kort met de organisatie ver vóór de daadwerkelijke presentatiedatum.
6. De juiste benodigdheden op het juiste moment.
Of je nu spreekt op een event of dat je zelf seminars organiseert, er komen een hoop extra dingen bij kijken. Uitnodigingen moeten worden verstuurd, tickets worden gemaakt, flyers met een korte teaser over de inhoud en misschien heb je zelfs wat goodiebags voor je publiek. Deze dingen moeten natuurlijk vooraf geregeld worden. Je virtual assistant denkt hierin met je mee en zorgt ervoor dat er lijsten zijn met alle benodigdheden. Deze kunnen één voor één worden afgevinkt wanneer de VA het betreffende klusje geklaard heeft. En natuurlijk hou jij ten alle tijden inzicht in de stand van zaken.
Klinkt jou deze ademruimte als muziek in de oren en ben je benieuwd naar wat je nog meer kan uitbesteden? Kijk dan eens naar onze PDF met 40 taken om uit te besteden aan een VA. Zo kun jij je straks voor de volle 100% richten op die killer presentatie of seminar.
Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.
