5 taken die je als school kan uitbesteden

Het nieuwe schooljaar is weer begonnen. De werkdruk van leraren is een veel voorkomend onderwerp in het nieuws geweest de afgelopen jaren. Het takenpakket van een docent lijkt steeds groter te worden en ook de verwachtingen lopen steeds hoger op met de wet op passend onderwijs. Maar zelfs als docent of als onderwijsinstelling zijnde, is school taken uitbesteden mogelijk. Om de werkdruk van docenten te verlichten bijvoorbeeld en de focus te leggen op goed en kwalitatief onderwijs. 

De overheid is er druk mee bezig om de werkdruk van leerkrachten in het basisonderwijs te verminderen. Het kabinet gaat een bedrag beschikbaar stellen dat scholen de kans geeft om maatregelen te nemen de werkdruk te verminderen. Als onderwijsinstelling staat de focus natuurlijk op het opleiden van kinderen en het bieden van passend onderwijs. Randzaken kunnen soms echter de overhand nemen. Door als school of leerkracht taken uit te besteden ontlasten we de directie en leerkrachten. We hebben een aantal punten op een rij gezet die door door virtual assistants of een virtueel team opgepakt kunnen worden. 

1. Studiedagen

Het plannen van studiedagen kost een hoop tijd. Er moet een onderwerpen agenda gemaakt worden, een datum geprikt, afspraken worden gemaakt met externe trainers en begeleiders en ga zo maar door. Al met al slokt dit hele proces aardig wat tijd op. Een VA kan helpen deze dingen op afstand te regelen waarbij een school enkel de voorkeuren hoeft aan te geven. Hierdoor hoeft men alleen nog maar op de studiedag zelf te verschijnen, zonder alle administratieve rompslomp vooraf te hoeven meemaken. 

2. Website en informering ouders

Het bijhouden van de website en regelmatig op de hoogte houden van ouders via nieuwsbrieven is heel belangrijk en kan zorgen voor meer ouderbetrokkenheid. Alle informatie verspreid over deze kanalen moet accuraat en up-to-date zijn. Zo blijven ouders goed geïnformeerd over naderende evenementen of speciale bijeenkomsten. Het bijhouden van deze zaken kan uitbesteed worden aan een virtueel assistent. Deze maakt aan de hand van een jaar-, maand- of weekplanning de nieuwsbrieven voor de ouders en zorgt dat ook de agenda op de website geüpdate wordt. Is de school toe aan een hele nieuwe online omgeving? Ook daar kun je een VA voor inschakelen. 

3. Ondersteuning klassenouders

De klassenouders moeten aardig wat bijhouden. Er zijn bijvoorbeeld mailinglists, whatsapp lijsten en misschien zelfs groepswhatsapps. Ook op dit gebied kan een virtual assistant ondersteuning bieden. Door de lijsten nauwkeurig bij te houden, hoeft de klassenouder alleen maar de belangrijke informatie te melden. 

4. Organisatie en planning van evenementen

Schoolreisjes, schoolfeestjes, feestdagen en sportdagen. Het zijn allemaal evenementen waar veel tijd in de planning gaat zitten. Voor schoolreisjes moet er aardig wat uitgezocht worden. Wat is een geschikte locatie? Wat zijn de groepsprijzen? Hoe komen we daar? Ook voor schoolfeestjes geldt dat het plantechnisch een hele klus is. Een virtueel assistent kan al het organisatorische voorwerk doen zodat op de dag zelf alleen nog maar plezier gemaakt hoeft te worden. 

5. Secretariële ondersteuning 

Ook op secretarieel gebied kan een virtual assistant ondersteuning bieden voor sleutelpersonen binnen de school. Interne begeleiders of de directie kunnen de assistentie van een VA gebruiken om afspraken en agenda’s bij te houden, planningen te maken of om zicht te houden op een overlopende mailbox. Daarnaast kan de VA nieuwe inschrijvingen en wachtlijsten bijhouden en opschonen waar nodig. Zo heeft het hele team altijd de laatste informatie.

Als leerkracht komen misschien niet alle of een deel van deze taken op je schouders terecht. Vaak zullen deze taken ook door de directie uitgevoerd worden. Voor leerkrachten zijn vaak de energievreters dat ze afhankelijk zijn van de communicatie met de directie, leerlingen en ouders die misschien niet altijd even snel reageren. Schooltaken uitbesteden aan een VA kan voor een duidelijke professionalisering zorgen waardoor de directie en ook de leerkracht meer tijd heeft te focussen op een-op-een contact met leerling en ouder en het ontwikkelen van de lesinhoud. Ouders zullen aan de andere kant zien dat de onderwijsinstelling op rolletjes loopt en dat de zaken goed geregeld zijn.

Benieuwd naar welke taken een VA nog meer kan uitvoeren? Bekijk dan hier onze handleiding to Getting Things Done

Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.

Tags:

Clockworking your business: op weg naar 4 weken vakantie

Mike Michalowicz, bekend van de bestsellers The Pumpkin Plan, Profit First, The Toilet Paper Entrepreneur en ook Fix This Next runt meerdere miljoenenbedrijven en schrijft ondertussen rustig de ene na…

Linkbuilding tips voor beter resultaat

Linkbuilding is een van de vele factoren die ervoor kan zorgen dat jouw site hoger in de zoekresultaten van Google verschijnt. Zoekmachines zoals Google bepalen namelijk op basis van het…

‘Spread your word’ met content promotie

Je bent terecht trots: je bent je bedrijf gestart en je website staat online. Vol goede moed schrijf je ideeën uit voor je eerste blogs. Die je vervolgens met jouw…

E-mailmarketing tools onder de loep: ActiveCampaign vs. Convertkit vs. Autorespond

Ben je op zoek naar een goede e-mailmarketing tool? E-mail marketing draait om conversies. Uit recent onderzoek is gebleken dan 75% van verkopen per mail is voortgekomen uit een goed…

Gezond groeien? Maak je bedrijf schaalbaar!

Bij elk goedlopend bedrijf komt er een bepaald punt dat je moet investeren om verder te kunnen groeien. Merk jij bijvoorbeeld dat jouw zaken goed lopen maar dat je omzet…

Inbox zero, is het een mythe of een kwestie van keuzes maken?

Een overlopende mailbox zal voor jou niets nieuws zijn. In de waan van de dag kan het voorkomen dat de opdrachten, vragen, nieuwsbrieven of andere mails zich opstapelen. Voor je…