De noodzaak van asynchrone communicatie

Reading Time: 3 minutes

Je hebt heel veel werk te verrichten, maar je komt er niet lekker in want je wisselt continu tussen verschillende vormen van communicatie zonder dat je het door hebt. Je switcht van e-mail naar telefoon en van klantverzoek naar teamdiscussie. Deze constante onderbrekingen hebben een negatieve invloed op jouw productiviteit en voorkomen dat jij je bezig kunt houden met de taken die je wel op zou moeten pakken. Het is vaak lastig om te bepalen wanneer er direct moet worden gecommuniceerd en wat best nog even kan wachten. Daarom wordt het tijd om jouw communicatie eens onder de loep te nemen.

Het verschil tussen synchrone en asynchrone communicatie

Communicatie verloopt synchroon of asynchroon. Bij synchrone communicatie vindt de communicatie tussen de verschillende personen direct en gelijktijdig plaats. Hierbij kun je denken aan een (persoonlijke) meeting of telefoongesprek. Dit kan ook online, bijvoorbeeld via Skype of Zoom. Bij asynchrone communicatie vindt de communicatie niet gelijktijdig plaats. Denk bijvoorbeeld aan e-mail, Whatsapp, Voxer of Slack.

Communicatie is een vak apart. En het is dan ook niet raar dat het op dit front misschien niet altijd zo lekker loopt zoals je zou willen. Het is cruciaal om te onthouden dat de hierboven genoemde tools niet meer zijn dan dat, tools om jou te helpen communiceren. Door ze op de juiste manier te gebruiken en ze op het juiste moment in te zetten, zorg je ervoor dat ze alleen dit doel dienen en je niet afhouden van dat waar je wel mee bezig zou moeten zijn. In onze blog “5 tools die we elke dag gebruiken” vind je een aantal tools die ons team helpen de juiste communicatie op de verschillende momenten te gebruiken.

Sorteer synchrone van asynchrone communicatie

Je kent vast de situatie waarbij iemand via WhatsApp een bericht stuurt en vervolgens zenuwachtig wacht op een reactie: je krijgt er nog een paar berichten of misschien zelfs verwijten bovenop. De persoon in kwestie probeert in dit geval Whatsapp toe te passen als een synchroon communicatiemiddel. Terwijl het hier eigenlijk gaat om een asynchrone variant. Het is belangrijk om deze twee vormen van communicatiemiddelen duidelijk van elkaar te scheiden, met de soorten communicatie van dien. En dat je bewust bent van de verschillen en manieren van inzet.

Asynchrone revolutie

Tegenwoordig zijn er gelukkig steeds meer mogelijkheden voor asynchrone communicatie. De technologie laat dit toe en er is een verandering geweest in de mindset van mensen. We realiseren ons steeds vaker dat er aan directe communicatie – ondanks dat dit de meest persoonlijke vorm van communicatie is – ook nadelen kleven. Niet iedereen levert gelijktijdig de beste prestaties. Wanneer de één uitgeslapen is en zijn gedachtes de ene kant op heeft staan, staat deze van de directe communicatiepartner – na een slapeloze nacht vanwege twee zieke kinderen, wellicht totaal de andere kant op. Daarom is het soms handiger om wat meer tijd te krijgen, zodat er geen onnodig impulsief besluit wordt genomen en uitgevoerd. Synchrone communicatie is dan misschien wel snel, maar dus niet persé efficiënt.

Hybride communicatie

We kunnen met de tools van tegenwoordig zelfs nog een stap verder gaan. Voxer bijvoorbeeld is een next-generation walkie-talkie app waarmee je spraak, tekst en beeld kan versturen. Je communicatie begint als een enkel bericht en start dus asynchroon. Hetzelfde als met Whatsapp. Afhankelijk van ieders voorkeur en situatie blijft de communicatie asynchroon. Met Voxer heb je de door innovatieve streaming technieken de mogelijkheid om te schakelen naar synchrone communicatie op het moment dat je beiden online bent. Terwijl je een bericht in spreekt kan de ander het bericht al beluisteren. Hierdoor schakel je in het gesprek net zo snel en vlot als in een telefoongesprek… maar alleen als het jou uit komt.

Definieer je eigen urgentie

Als je kijkt naar ambulancemedewerkers zul je zien dat zij ondanks de situatie, die iedereen waarschijnlijk toch urgent zal noemen, nooit rennen. Waarom dat zo is? Rennen geeft het gevoel van paniek en naast het feit dat je dit gevoel niet mee wil geven aan anderen, maakt het de uitoefening van hun werk niet efficiënt. Hetzelfde geldt voor jou. Maak taken die niet urgent zijn niet urgent, maar definieer zelf je eigen urgentie. Maak een duidelijk verschil tussen wat urgent is en wat belangrijk is. Communicatie via e-mail (asynchroon) kan misschien wel belangrijk zijn, maar is bijvoorbeeld nooit urgent. Bij een écht urgente en belangrijke boodschap zou er namelijk wel direct contact op zijn genomen om de kwestie direct te bespreken (synchroon).

Je kan voor het bepalen van de urgentie in je communicatie ook prima gebruik maken van de bekende Eisenhower matrix. Je vind hierover meer in de boeken van Stephen Covey of op internet.

Bepaal je eigen Zen

Er is heel veel waarvan we uitgaan dat het asynchroon niet kan plaatsvinden, puur omdat dat het synchroon communiceren nog steeds een gewoonte is. Eigenlijk is er tegenwoordig nog maar weinig communicatie die persé synchroon plaats moet vinden. Verkoopgesprekken kunnen asynchroon. En zelfs gesprekken met een therapeut kunnen tegenwoordig asynchroon via een App.

Het is dus tegenwoordig extra belangrijk om te kijken naar de mogelijkheden en bepaal zo je eigen Zen. Vaak kan een groter deel dan je denkt gewoon op een ander moment worden gedaan. Zodat het jou en of de andere partij beter uitkomt. Dit is uiteindelijk een stuk efficiënter en komt de productiviteit en de samenwerking zeker ten goede.

Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.

Tags:

Jouw business laten groeien? Dit is de reden waarom je moet kiezen voor een team

Reading Time: 6 minutes Virtuele Assistenten zijn enorm in opkomst de afgelopen jaren. Maar ondanks dat het gebruik van VA’s enorm populair is geworden, krijgen we toch nog regelmatig de vraag wat het betekent…

De (afnemende) verschillen tussen marketing en sales

Reading Time: 3 minutes Marketing en sales zijn termen die vaak verward worden en ook veel door elkaar worden gebruikt. Dit is niet heel gek. Het één kan namelijk niet zonder het ander. Er…

Een chatbot op jouw website: 5 goede redenen waarom

Reading Time: 3 minutes “Hallo! Waar kan ik je mee helpen?” Ik zit zo’n halve minuut op deze website en het chatvenster popt ineens op aan de rechterkant van mijn scherm. Als klant voel…

Het verschil tussen ‘doing it’ en ‘getting it done’: tips voor succesvol uitbesteden

Reading Time: 3 minutes Het kost me maar een paar minuten. Hoe vaak heb jij dat al tegen jezelf gezegd over een taak die je moest uitvoeren? De tijd die je bespaart door het…

Alles of niets? De 6 niveaus van uitbesteden

Reading Time: 5 minutes Taken uitbesteden kan een uitkomst zijn voor de drukke ondernemer. Vaak heerst echter de gedachte dat je het zelf beter kunt. Dat is natuurlijk niet waar. Uitbesteden draait om de…

De outsourcing frustratie cyclus

Reading Time: 5 minutes Ondernemers die wel eens hebben samengewerkt met een (virtueel) team of een Virtual Assistant (VA) hebben bijna allemaal wel eens een moment gehad waarbij de nodige wrijving ontstond. Dit komt…