5 valkuilen bij het zoeken naar een Virtual Assistant

Reading Time: 4 minutes

Iedereen die ooit met een virtual assistant heeft gewerkt, heeft verhalen gehoord of zelf ervaringen met dingen die mis zijn gegaan. Verhalen over mislukte projecten, verdwijnende en niet reagerende VA’s en meer. De realiteit is dat het inhuren van een virtual assistant of virtual expert niet eenvoudig is. Het is ook zeker geen snelle oplossing voor de problemen binnen jouw bedrijf. Op basis van onze eigen ervaringen en die van onze klanten hebben we een lijstje gemaakt met een aantal valkuilen die je moet vermijden als je op zoek gaat naar een virtual assistant of virtual business team.

1. Het inhuren van een VA om de verkeerde redenen

De beste reden om een ​​virtual assistant in te huren is dat je hiermee tijd bespaart die jou in staat stelt om werkzaamheden uit te voeren die tot een hoger rendement leiden. Als je jouw tijd bijvoorbeeld voor € 100,- aan klanten factureert en jouw virtuele assistent voor een uur administratief werk € 50,- ontvangt, dan kun je op dat uur administratief werk al een winst van € 50,- maken. Zo simpel kan het zijn.

Een tweede goede reden kan zijn dat je je focus wil herpakken en het werk dat je niet leuk vindt gaat uitbesteden. Je hoeft er niet persé aan te verdienen, maar je maakt wel de switch van niet leuk werk naar werk waar je wel plezier aan beleeft.

Maar wat is dan een slechte reden? Bijvoorbeeld dat je denkt dat je een virtual assistant moet inhuren omdat iemand anders je dat heeft verteld. Misschien heeft je concurrent er een aangenomen of ben je net klaar met het lezen van de ‘The 4-hour workweek’ van Tim Ferris. Hoe het ook zij, een virtuele assistent inschakelen wanneer je daar niet goed over nagedacht hebt, is gewoon geldverspilling. Als je taken moet verzinnen om jouw virtual assistant aan het werk te zetten, bespaar en profiteer je zeker niet. Het kost dan alleen maar geld en tijd. Je moet daarom eerst voor jezelf duidelijk in kaart brengen welke taken jouw virtual assistant op moet gaan pakken.

2. Verwacht te veel van je VA

Houd er rekening mee dat er geen enkele persoon is die in alle behoeften kan voorzien die jij op je wensenlijstje heb staan. Stel dat je bijvoorbeeld iemand nodig hebt die de administratie bijhoudt, jouw social media-profielen beheert, een marketingcampagne opzet en afspraken in de agenda zet. Dat zijn vier afzonderlijke expertisegebieden. Hoe meer aandachtsgebieden je toevoegt, des te minder waarschijnlijk is het dat je één persoon vindt die alles aankan en het ook nog goed doet. 

De meer ervaren virtual assistants hebben inmiddels een duidelijke afbakening van de taken die ze oppakken. Zij houden hun focus op hun eigen niche. Maar zodra je eenmaal aan het werk bent en een goede klik hebt, is het je natuurlijke reactie om te kijken wat je virtuele assistent nog meer voor je kan doen. En je virtual assistant aan de andere kant beschouwt jou als belangrijke klant en kan misschien moeite hebben om tijdens de werkrelatie de grenzen te behouden. Ook je virtuele assistent wil jou immers tevreden houden. Dit is vaak de start van een scheve werkrelatie. Dus forget it, de duizendpoot bestaat niet! In dat geval is het beter om aan de slag te gaan met meerdere experts of een virtueel business team, zoals Work Ninjas

3. Geen taalbarrières overwegen 

Door het boek ‘The 4-hour workweek’ is er meer interesse gekomen voor virtual assistants. Het gemak van het werken met virtuele assistenten uit het buitenland wordt echter overschat. 

Het is zeker niet onmogelijk om een ​​goede overzeese virtual assistant te vinden, maar vraag jezelf af welke situatie je prettiger vindt om mee te werken: 2 uur besteden aan het bespreken van de taak die uitgevoerd moet worden met een buitenlandse virtuele assistent die je € 15,- per uur betaalt of een uur instructies voor een Nederlandse virtual assistant die je € 50,- betaalt. Als je er al van uit mag gaan dat je in deze situaties hetzelfde resultaat kunt bereiken, moet je ook nog rekening houden met de waarde van jouw eigen tijd. Dus pas op… “Pay peanuts, get monkeys”.

De taalbarrière kan daarnaast voor miscommunicatie zorgen met gemaakte fouten tot gevolg en meer tijd die nodig is voor de uitleg van taken en het herstellen van fouten. Als je voor een buitenlandse VA kiest, denk dan dus eerst goed na welke werkzaamheden zich daar goed voor lenen en hoe je die over gaat dragen.

4. Uitbesteden zonder eerst te optimaliseren

Het werken met een virtuele assistent vereist voorbereiding. Door bijvoorbeeld eerst je tijd bij te houden, kun je zien waar jouw tijdslurpende taken zitten en waar je misschien zou kunnen optimaliseren. Ook kan dit een goede basis bieden voor taken die je beter uit kunt besteden (lees ook: Waarom iedereen aan time management zou moeten doen). Maar voordat je iets uitbesteed is het belangrijk om eerst te optimaliseren voordat je taken gaat automatiseren of uitbesteden, want “Garbage in, is garbage out”. Hoe beter jouw onderneming geoptimaliseerd is en je jouw werkprocessen hebt vastgelegd, des te makkelijker het uitbesteden wordt en des te meer je ervan profiteert.

5. Geen tijd besteden aan training en documentatie

Houd er ten slotte rekening mee dat, hoewel de meeste virtuele assistenten ervaren zijn, ze geen gedachten kunnen lezen. Ze kunnen niet één blik werpen op jouw systemen en meteen weten wat er moet gebeuren en hoe jij het gedaan wil hebben. Dus hoewel wij weten dat je het druk hebt, – dat is toch de reden waarom je in de eerste plaats een virtual assistant zoekt – je moet toch tijd besteden aan een goede training en documentatie. Zie het als een investering. 

Het maken van goede documentatie en werkbeschrijvingen helpt daarnaast niet alleen je virtuele assistent, het maakt je ook nog eens minder afhankelijk van die enkele VA. Wat als je virtual assistant langdurig ziek wordt, of je wilt je business opschalen met meerdere VA’s? Het is killing als je dan steeds opnieuw je nieuwe teamleden alles uit moet leggen.

Heb jij nog ervaring met een andere valkuil bij het inschakelen van een virtuele assistent? Wij horen ze graag! 

Heb je dan eindelijk een goede virtual assistant gevonden, lees dan vooral ook onze blog over veelgemaakte fouten bij het werken met een VA. Zo voorkom je dat jij deze fouten niet maakt.

Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.


Tags:

Het verschil tussen ‘doing it’ en ‘getting it done’: tips voor succesvol uitbesteden

Reading Time: 3 minutes Het kost me maar een paar minuten. Hoe vaak heb jij dat al tegen jezelf gezegd over een taak die je moest uitvoeren? De tijd die je bespaart door het…

Alles of niets? De 6 niveaus van uitbesteden

Reading Time: 5 minutes Taken uitbesteden kan een uitkomst zijn voor de drukke ondernemer. Vaak heerst echter de gedachte dat je het zelf beter kunt. Dat is natuurlijk niet waar. Uitbesteden draait om de…

Content marketing automation

Reading Time: 4 minutes Als jij je bezighoudt met content marketing voor je bedrijf, weet je hoe belangrijk het is om hiermee gestructureerd en georganiseerd aan de slag te gaan. Daarom bieden freelance marketeers,…

Tips voor het beschrijven van werkprocessen

Reading Time: 5 minutes Vaak worden wij gevraagd naar praktische manieren om een onderneming voor te bereiden op het werken met een virtual business team. Wij geloven dat bijna elke onderneming kan profiteren van…

5 werkzaamheden die een (business) coach kan uitbesteden aan een VA

Reading Time: 3 minutes Het werk van een (business) coach is op zichzelf al een fulltime baan. Neem daar de verantwoordelijkheden bij zoals het plannen van gesprekken, de klantenservice, het organiseren van webinars en…

De outsourcing frustratie cyclus

Reading Time: 5 minutes Ondernemers die wel eens hebben samengewerkt met een (virtueel) team of een Virtual Assistant (VA) hebben bijna allemaal wel eens een moment gehad waarbij de nodige wrijving ontstond. Dit komt…