5 taken die je als school kan uitbesteden

Reading Time: 3 minutes

Het nieuwe schooljaar is weer begonnen. De werkdruk van leraren is een veel voorkomend onderwerp in het nieuws geweest de afgelopen jaren. Het takenpakket van een docent lijkt steeds groter te worden en ook de verwachtingen lopen steeds hoger op met de wet op passend onderwijs. Maar zelfs als docent of als onderwijsinstelling zijnde, is school taken uitbesteden mogelijk. Om de werkdruk van docenten te verlichten bijvoorbeeld en de focus te leggen op goed en kwalitatief onderwijs. 

De overheid is er druk mee bezig om de werkdruk van leerkrachten in het basisonderwijs te verminderen. Het kabinet gaat een bedrag beschikbaar stellen dat scholen de kans geeft om maatregelen te nemen de werkdruk te verminderen. Als onderwijsinstelling staat de focus natuurlijk op het opleiden van kinderen en het bieden van passend onderwijs. Randzaken kunnen soms echter de overhand nemen. Door als school of leerkracht taken uit te besteden ontlasten we de directie en leerkrachten. We hebben een aantal punten op een rij gezet die door door virtual assistants opgepakt kunnen worden. 

1. Studiedagen

Het plannen van studiedagen kost een hoop tijd. Er moet een onderwerpen agenda gemaakt worden, een datum geprikt, afspraken worden gemaakt met externe trainers en begeleiders en ga zo maar door. Al met al slokt dit hele proces aardig wat tijd op. Een VA kan helpen deze dingen op afstand te regelen waarbij een school enkel de voorkeuren hoeft aan te geven. Hierdoor hoeft men alleen nog maar op de studiedag zelf te verschijnen, zonder alle administratieve rompslomp vooraf te hoeven meemaken. 

2. Website en informering ouders

Het bijhouden van de website en regelmatig op de hoogte houden van ouders via nieuwsbrieven is heel belangrijk en kan zorgen voor meer ouder betrokkenheid. Alle informatie verspreid over deze kanalen moet accuraat en up-to-date zijn. Zo blijven ouders goed geïnformeerd over naderende evenementen of speciale bijeenkomsten. Het bijhouden van deze zaken kan uitbesteed worden aan een VA. Deze maakt aan de hand van een jaar-, maand- of weekplanning de nieuwsbrieven voor de ouders en zorgt dat ook de agenda op de website geüpdate wordt. Is de school toe aan een hele nieuwe online omgeving? Ook daar kun je een VA voor inschakelen. 

3. Ondersteuning klassen ouders

De klassen ouders moeten aardig wat bijhouden. Er zijn bijvoorbeeld mailinglists, whatsapp lijsten en misschien zelfs groepswhatsapps. Ook op dit gebied kan een VA ondersteuning bieden. Door de lijsten nauwkeurig bij te houden, hoeft de klassen ouder alleen maar de belangrijke informatie te melden. 

4. Organisatie en planning van evenementen

Schoolreisjes, schoolfeestjes, feestdagen en sportdagen. Het zijn allemaal evenementen waar veel tijd in de planning gaat zitten. Voor schoolreisjes moet er aardig wat uitgezocht worden. Wat is een geschikte locatie? Wat zijn de groepsprijzen? Hoe komen we daar? Ook voor schoolfeestjes geldt dat het plantechnisch een hele klus is. Een VA kan al het organisatorische voorwerk doen zodat op de dag zelf alleen nog maar plezier gemaakt hoeft te worden. 

5. Secretariële ondersteuning 

Ook op secretarieel gebied kan een VA ondersteuning bieden voor sleutelpersonen binnen de school. Interne begeleiders of de directie kunnen de assistentie van een VA gebruiken om afspraken en agenda’s bij te houden, planningen te maken of om zicht te houden op een overlopende mailbox. Daarnaast kan de VA nieuwe inschrijvingen en wachtlijsten bijhouden en opschonen waar nodig. Zo heeft het hele team altijd de laatste informatie.

Als leerkracht komen misschien niet alle of een deel van deze taken op je schouders terecht. Vaak zullen deze taken ook door de directie uitgevoerd worden. Voor leerkrachten zijn vaak de energievreters dat ze afhankelijk zijn van de communicatie met de directie, leerlingen en ouders die misschien niet altijd even snel reageren. Schooltaken uitbesteden aan een VA kan voor een duidelijke professionalisering zorgen waardoor de directie en ook de leerkracht meer tijd heeft te focussen op een-op-een contact met leerling en ouder en het ontwikkelen van de lesinhoud. Ouders zullen aan de andere kant zien dat de onderwijsinstelling op rolletjes loopt en dat de zaken goed geregeld zijn.

Benieuwd naar welke taken een VA nog meer kan uitvoeren? Bekijk dan hier onze handleiding to Getting Things Done

Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.

Tags:

Do’s en don’ts voor het ontwerpen van je website

Reading Time: 5 minutes Een goede website is voor veel bedrijven essentieel. Voor een aantal is dit hun online visitekaartje, een manier om bezoekers te bereiken, te informeren en activeren. Maar voor velen van…

Het verschil tussen ‘doing it’ en ‘getting it done’: tips voor succesvol uitbesteden

Reading Time: 3 minutes Het kost me maar een paar minuten. Hoe vaak heb jij dat al tegen jezelf gezegd over een taak die je moest uitvoeren? De tijd die je bespaart door het…

Alles of niets? De 6 niveaus van uitbesteden

Reading Time: 5 minutes Taken uitbesteden kan een uitkomst zijn voor de drukke ondernemer. Vaak heerst echter de gedachte dat je het zelf beter kunt. Dat is natuurlijk niet waar. Uitbesteden draait om de…

5 werkzaamheden die een (business) coach kan uitbesteden aan een VA

Reading Time: 3 minutes Het werk van een (business) coach is op zichzelf al een fulltime baan. Neem daar de verantwoordelijkheden bij zoals het plannen van gesprekken, de klantenservice, het organiseren van webinars en…

De outsourcing frustratie cyclus

Reading Time: 5 minutes Ondernemers die wel eens hebben samengewerkt met een (virtueel) team of een Virtual Assistant (VA) hebben bijna allemaal wel eens een moment gehad waarbij de nodige wrijving ontstond. Dit komt…

5 valkuilen bij het zoeken naar een Virtual Assistant

Reading Time: 4 minutes Iedereen die ooit met een virtual assistant heeft gewerkt, heeft verhalen gehoord of zelf ervaringen met dingen die mis zijn gegaan. Verhalen over mislukte projecten, verdwijnende en niet reagerende VA’s…