Waarom iedereen aan time management zou moeten doen

Reading Time: 3 minutes

Een goede tijdregistratie is belangrijk voor elke ondernemer. Time management geeft je inzicht in je productiviteit en de verschillende taken die je op een dag uitvoert. Door inzicht in deze dingen te krijgen, weet je ook waar en wanneer je moet beginnen met uitbesteden.

Om inzicht te krijgen in je productiviteit en effectiviteit moet je als eerste beginnen met het bijhouden van je (werk)tijd. Dit houdt in: registreren wát je doet en hoeveel tijd je hieraan besteed. Natuurlijk hoef je niet dag-in-dag-uit je werkzaamheden nauwgezet te klokken. Dit kan namelijk ook een negatief effect hebben op je productiviteit. Door om de zoveel maanden één week lang deze dingen bij te houden, krijg je een beter inzicht in je dagelijkse werk en zie je ook waar het eventueel beter kan.

Herken de tijdslurpers

Onregelmatigheden of taken die je productiviteit belemmeren, kunnen er heel geleidelijk in sluipen. Misschien neem jij wel alle taken op je terwijl iemand anders deze taken net zo goed op zich kan nemen. Hoeveel tijd besteed je bijvoorbeeld aan het zelf afhandelen van je administratie, sales calls, het op weg helpen van nieuwe teamleden en ga zo maar door? Door al deze dingen gedurende het jaar een paar keer te meten vind jij binnen no time jouw tijdslurpers. Door goede time management zie je niet alleen wat er beter of anders kan, maar ook hoeveel tijd je nog besteed aan het opbouwen van je bedrijf.

Ook op privégebied kunnen er dingen voorkomen waardoor je sneller afgeleid bent van je werk. Dingen als je relatie, familie, kinderen of vrienden kunnen oorzaken zijn waardoor je dagelijkse (werk)routine ongemerkt verandert. Besteed je bijvoorbeeld meer tijd aan het scrollen op social media zoals Instagram in plaats van jouw werk of product te promoten op dit platform? Of merk je dat je op zoek gaat naar oplossingen op internet voor problemen die zich in de privésfeer voordoen? Het bijhouden van je timemanagement geeft inzicht in dit soort zaken en kan als een (nodige) wake-up call dienen.

Er zijn dus genoeg redenen om periodiek je tijd bij te houden en te analyseren in een time management proces. Dit kun je natuurlijk doen met simpele tools als een stopwatch en een notitieblokje, maar of dit het meest effectieve is, valt te betwijfelen. Tegenwoordig zijn er allerlei handige tools beschikbaar die het meten van jouw tijd nauwkeurig, gecategoriseerd en makkelijk maken. Een paar voorbeelden hiervan zijn Toggl, Harvest en Chrometa.

Toggl

Onze favoriete time management tool is Toggl. Zeker in combinatie met de Toggl button Chrome extension. Met deze Chrome extensie kun je Toggl timers starten vanaf een diversiteit aan verschillende websites. Je kunt bijvoorbeeld bijhouden in Gmail hoeveel tijd je besteed aan het beantwoorden van één of meerdere mails of in Google Docs bijhouden hoe lang je bezig bent met het uitwerken van een plan of tekst. Vanuit Trello start je een timer met dezelfde omschrijving als de titel van het Trello kaartje. En zo werkt het met Asana, Google Docs, Airtable, Basecamp, Slack, enz. Ook kan je met tags werken waardoor je meer inzicht kan maken in je rapportages of time entries kan markeren als “gefactureerd”.

Analyseer je tijd

Zodra je een periode weer bijgehouden hebt is het tijd om te analyseren. Hoeveel tijd besteed je aan welke taken? Hoe vaak doe je ze? Zijn het routineklussen die je uit kunt besteden zodat jij meer tijd overhoudt voor andere taken? Door het inzicht uit je timemanagement tool goed te gebruiken, kun je sneller, efficiënter en productiever werken en uitbesteden. Hou de vraag of al deze taken jouw bedrijf verder gaan brengen in je achterhoofd wanneer je je werktijd gaat analyseren. Als een bepaalde taak geen duidelijke bijdrage heeft voor het bouwen van je bedrijf, bedenk dan wat ervoor nodig is om deze routine taak uit te kunnen besteden.

Mike Michalowicz spreekt in zijn boek Clockwork over de 4D’s. Deze 4 D’s kun je gebruiken om het bijhouden van je tijd nog overzichtelijker te maken. De 4 D’s zijn:

  • Doing
  • Deciding
  • Delegating
  • Designing

Als je in Toggl met het registreren van je tijd elke bijdrage tagged met een van deze 4 D’s, kun je aan het einde van je registratieperiode ook makkelijk inzicht krijgen in jouw 4D mix. Een ondernemer van een goed lopend bedrijf zal bijvoorbeeld meer bezig zijn met ‘designing’ dan ‘doing’. Wil je meer lezen over de 4 D’s? Lees dan hier onze blogpost.

Pssst… Hier lees je de eerste twee hoofdstukken van zijn boek gratis. Hoofdstuk twee gaat volledig over het analyseren van je tijd.

Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.


Tags:

Het verschil tussen ‘doing it’ en ‘getting it done’: tips voor succesvol uitbesteden

Reading Time: 3 minutes Het kost me maar een paar minuten. Hoe vaak heb jij dat al tegen jezelf gezegd over een taak die je moest uitvoeren? De tijd die je bespaart door het…

5 valkuilen bij het zoeken naar een Virtual Assistant

Reading Time: 4 minutes Iedereen die ooit met een virtual assistant heeft gewerkt, heeft verhalen gehoord of zelf ervaringen met dingen die mis zijn gegaan. Verhalen over mislukte projecten, verdwijnende en niet reagerende VA’s…