5 tools die we elke dag gebruiken

Reading Time: 4 minutes

Vandaag de dag zijn er veel software tools beschikbaar om jouw leven en werk makkelijker te maken. Als je je eigen virtuele team of VA hebt, kom je helaas niet meer weg met alleen een gedeelde netwerkschijf en een mailprogramma. In onze samenwerking met klanten maken we veel gebruik van diverse online tools om de communicatie en workflow te optimaliseren. Dit zijn onze 5 meest gebruikte tools.

1. Trello

Of je nu een project wil beheren, je wekelijkse to-do-lijst bij wil houden of inspiratie wil verzamelen voor nieuwe online content: Trello helpt je georganiseerd te blijven. Deze tool is in de Kanban style (To-do > Doing > Done) die gericht is op teams en samenwerken. In Trello zet je gemakkelijk grote projecten om naar kleinere taken en koppel je deze in een handomdraai aan specifieke teamleden. Alle conversaties, plaatjes, bestanden, links en meer kun je bundelen per taak.

http://go.workninjas.nl/trello

Trello Power-ups kun je gebruiken om je Trello boards te koppelen aan andere apps zoals Zapier, Slack, Google drive, Dropbox, Salesforce, enz.

https://trello.com/power-ups

En sinds begin 2019 is Butler for Trello standaard geïntegreerd in Trello. Met Butler kun je een enorme hoeveelheid automations bouwen in Trello. Van het automatisch koppelen en aanpassen van checklists tot het koppelen van kaartjes aan teamleden op basis van diverse triggers. De mogelijkheden zijn eindeloos.

https://blog.trello.com/butler-power-up-trello-automation

We geven je hier nog een paar handige Trello tips:
– omschrijf duidelijk de taak
– splits wanneer nodig op in meerdere kaartjes of gebruik checklists
– koppel maar 1 persoon aan een kaartje zodat duidelijk is wie er mee aan de slag moet
– houd alle communicatie over die specifieke taak in dat kaartje. Als iemand anders er later mee aan de slag gaat, kan die precies teruglezen wat er eerder gezegd en bedacht is.

2. Slack

Goede en duidelijke communicatie binnen je onderneming is cruciaal om alles gestroomlijnd te laten verlopen. Slack is een ideale tool voor teams om gedurende de werkdag met elkaar verbonden te blijven. Al helemaal wanneer je een team op afstand hebt waarbij veel communicatie asynchroon verloopt. Notificaties van nieuwe berichten zijn geheel naar wens in te stellen. Je bepaalt dus zelf wanneer je wel of niet gestoord wordt en door welke berichten.
Door verschillende kanalen te gebruiken blijven gesprekken georganiseerd op een specifiek onderwerp. Net als de andere tools kan Slack gekoppeld worden met talloze apps en bots waardoor het de spil wordt voor alle communicatie binnen je onderneming. Zo krijg je bijvoorbeeld meldingen van je CRM systeem, commits in Github of nieuwe taken in Trello. De Slack-Trello integratie is dan ook een van onze favorieten.

http://slack.com
https://blog.trello.com/master-trello-app-for-slack-infographic

3. Zoom

Werken op afstand is voor steeds meer mensen een optie. Maar het is en blijft belangrijk om contact te houden met je collega’s en klanten. Met name de face-to-face-gesprekken zijn belangrijk. Met Zoom kun je eenvoudig en voordelig 1-op-1 gesprekken voeren, teammeetings houden en webinars organiseren voor je klanten. Met de opnamefunctie kun je collega’s op een later moment laten meekijken met bijvoorbeeld een sollicitatiegesprek of kun je webinars online zetten voor je klanten zodat ze deze on demand kunnen terugkijken.

Door Zoom te koppelen aan Calendly kunnen je klanten of collega’s snel en eenvoudig een gesprek met je inplannen.

Een tip van onze Ninja’s: Je kan Zoom gebruiken om een screencast op te nemen. Start een Zoomcall zonder iemand uit te nodigen. Kies vervolgens voor opnemen en start screensharing. Dit is een goedkope en snelle manier om een opname te maken van je scherm en naar anderen zoals je VA of je klanten door te sturen om bijvoorbeeld iets uit te leggen.

http://go.workninjas.nl/zoom

4. Calendly

Als drukke ondernemer is het veel werk om je agenda in de gaten te houden. Maar je wil ook niet dat je VA continue zit te bellen en mailen om een afspraak af te stemmen. Met Calendly geef je klanten, collega’s en prospects te mogelijkheid binnen de grenzen en voorwaarden die jij stelt een afspraak met je in te plannen. Je kan Calendly koppelen aan diverse online kalenders zoals die van Google en iCloud.
Binnen de tool kun je diverse soorten afspraken maken die elk hun eigen voorwaarden, instellingen en teksten hebben. Zo kun je voor prospects extra buffers voor en na inbouwen, een vragenlijst toevoegen zodat je je goed kunt voorbereiden en geef je collega’s de mogelijkheid om even snel iets in te plannen.

Natuurlijk is ook Calendly te koppelen aan andere tools. De integratie met Zoom zorgt ervoor dat je voor elke Zoom meeting een specifiek en tijdelijk ID toegewezen krijgt. Zeker met aansluitende meetings is het fijn als je volgende meeting er niet dwars doorheen loopt. Maar ook zijn er diverse payment gateways te koppelen waardoor je betaalde consults via Calendly kunt organiseren. Handig voor online coaching.

https://calendly.com

5. 1Password

Met alle tools die we gebruiken is het een uitdaging om alle wachtwoorden te onthouden en alles veilig te houden. Om te voorkomen dat je overal hetzelfde wachtwoord gebruikt is een online wachtwoordenkluis onmisbaar.
Met 1Password kun je eenvoudig en veilig wachtwoorden en log-ins aanmaken, opslaan en delen. Naast de wachtwoorden kun je een boel andere dingen in je digitale kluis opslaan zoals creditcardgegevens of softwarelicenties.

Met 1Password for Teams kun je ook nog eens een aantal extra kluizen toevoegen en de toegang verdelen binnen geselecteerde teamleden. Zo zorg je ervoor dat al je teamleden en VA’s bij de juiste informatie kunnen zonder slechte wachtwoorden te gebruiken. Wij hebben bijvoorbeeld voor elke klant en elk team een separate kluis.

https://1password.com

Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.

Tags:

Jouw business laten groeien? Dit is de reden waarom je moet kiezen voor een team

Reading Time: 6 minutes Virtuele Assistenten zijn enorm in opkomst de afgelopen jaren. Maar ondanks dat het gebruik van VA’s enorm populair is geworden, krijgen we toch nog regelmatig de vraag wat het betekent…

De (afnemende) verschillen tussen marketing en sales

Reading Time: 3 minutes Marketing en sales zijn termen die vaak verward worden en ook veel door elkaar worden gebruikt. Dit is niet heel gek. Het één kan namelijk niet zonder het ander. Er…

Een chatbot op jouw website: 5 goede redenen waarom

Reading Time: 3 minutes “Hallo! Waar kan ik je mee helpen?” Ik zit zo’n halve minuut op deze website en het chatvenster popt ineens op aan de rechterkant van mijn scherm. Als klant voel…

Het verschil tussen ‘doing it’ en ‘getting it done’: tips voor succesvol uitbesteden

Reading Time: 3 minutes Het kost me maar een paar minuten. Hoe vaak heb jij dat al tegen jezelf gezegd over een taak die je moest uitvoeren? De tijd die je bespaart door het…

Alles of niets? De 6 niveaus van uitbesteden

Reading Time: 5 minutes Taken uitbesteden kan een uitkomst zijn voor de drukke ondernemer. Vaak heerst echter de gedachte dat je het zelf beter kunt. Dat is natuurlijk niet waar. Uitbesteden draait om de…

De noodzaak van asynchrone communicatie

Reading Time: 3 minutes Je hebt heel veel werk te verrichten, maar je komt er niet lekker in want je wisselt continu tussen verschillende vormen van communicatie zonder dat je het door hebt. Je…