Het Clockwork effect

Reading Time: 6 minutes

Mike Michalowicz, bekend van de bestsellers The Pumpkin Plan, Profit First  en The Toilet Paper Entrepreneur runt drie miljoenenbedrijven en schrijft ondertussen rustig de ene na de andere bestseller. Een gewone vent die tijd heeft voor een biertje, loopt te keten met zijn kids en af en toe op z’n gitaar pingelt. Hoe doet die man dat? Inmiddels is de Nederlandse vertaling verschenen van zijn laatste boek Het Clockwork effect, waarin hij verbluffende inzichten geeft over zijn succesformule. Hij biedt bijvoorbeeld oplossingen voor sluimerende problemen, op een manier waarbij je meteen aan de bak kunt ervoor te zorgen dat je bedrijf gaat draaien als een geoliede machine, met betere resultaten, maar ook minder kosten en vooral minder micromanagement.

Effectiviteit: een fucked-up heilige graal

Als ondernemer loop je allemaal tegen hetzelfde probleem aan. Je wilt meer focus, meer business, efficiënter werken, meer tijd voor leuke dingen en alles zelf oplossen. Je probeert je tijd zo goed mogelijk in te delen en zoveel mogelijk gedaan te hebben, zodat je ruimte overhoudt voor datgene waar je goed in bent en waar je naar verlangt. In andere woorden, je hebt een superheldensyndroom en laat je leven door je bedrijf. Michalowicz deed het zelf jaren lang: hard en veel werken met behulp van allerlei instrumenten die je zo productief mogelijk maken. Al zijn werk probeerde hij elk jaar bovendien klaar te hebben, voordat hij op vakantie ging. Vervolgens zat hij op het strand mails weg te werken, loste problemen met cliënten op en ging daarna weer verder aan de slag. Achter zijn laptop om zich heen kijkend, zag hij dat iedereen hetzelfde deed op dat strand. Een ondernemer die zelf productiever wil worden is een verdomd slecht idee. Het zorgt ervoor dat alles en meer op je eigen bord beland.

Stap 1: plan nu een vier weken vakantie in!

Seriously?!? Vier weken echt weg van je onderneming zonder dat alles instort? Dat gaat echt nooit gebeuren is nu je gevoel. Je bent ondernemer dus jouw lot is om altijd met je laptop op het strand te zitten toch? Maar Mike overtuigt je ervan dat het anders kan en anders moet als je wilt groeien. Hij spoort je aan om nu het commitment te maken om je vier weken vakantie in te plannen. Natuurlijk gaat dit niet gelijk voor de aankomende zomervakantie. Het proces wat Michalowicz beschrijft is bedoeld om gestructureerd te werken naar die vier weken vakantie met diverse fases en testweken tussendoor. Dit is dus niet in een paar weken gefixed en geregeld. Dus plan allereerst maar een datum in voor over 18 maanden.

Wat is jouw Queen Bee Role?

Op een delicate wijze stelt Michalowicz het grote probleem van de ondernemer aan de kaak: allerlei activiteiten willen ondernemen die – wel bijdragen aan, maar – los staan van je bestaansrecht. Michalowicz noemt de Queen Bee Role (QBR) de belangrijkste centrale activiteit binnen je bedrijf die je merkbelofte waarmaakt. Ga na wat de QBR van jouw business is. De QBR moet de grootste prioriteit hebben en deze rol moet bewaakt en gediend worden. Voor Michalowicz is dat bijvoorbeeld het schrijven van boeken. Zijn werknemers moeten hem volledig beschermen en ondersteunen in zijn rol als schrijver. Op dit moment is hij alleen maar eindverantwoordelijk voor de productie van zijn boeken en het formuleren van concepten. Alle andere activiteiten besteedt hij uit. Zelfs het schrijfproces en het geven van sommige lezingen. De volgende stap is er voor te zorgen dat een ander zijn huidige rol kan vervullen. Dat gaat ver, en is blijkbaar noodzaak. Niemand mag binnen een bedrijf onmisbaar zijn. In een 7 stappenplan helpt hij de ondernemer hiertoe te komen.

Van doen naar designen

Michalowicz geeft een paar belangrijke inzichten waar we je graag over vertellen. Hij begint met het inrichten van de vier fases van activiteiten waar je als ondernemer mee te maken hebt.

De 4D’s

Doing
Deciding
Delegating
Designing

Hoewel je zelf betrokken bent bij alle vier de fasen, zie je bij een gezonde ondernemer een verschuiving van minder Doing naar meer Designing. Als je wilt groeien, moet je weten waar je vandaag de dag staat en waar je heen wilt in de toekomst. Mike geeft handvatten hoe je meer bezig kan zijn met het bouwen van je onderneming (Designing) en dat je alleen beperkt bezig bent met het werken in je bedrijf (Doing).

Doing: Feitelijk doen van het werk. Iets waarmee je niet kan stoppen, maar toch moet doen. Natuurlijk begin je hier altijd mee, omdat het datgene is waar je goed in bent. Het probleem begint alleen als je vast komt te zitten in deze fase en het je tegen laat houden je business uit te bouwen.

Deciding: Bepalen of je iets gaat doen (leer ook nee te zeggen) om vervolgens ook nog eens te bepalen wie het gaat doen. Dit is waar veel ondernemers vaak de mist ingaan door te zeggen dat ze het zelf beter kunnen. Het kost ze nu meer of evenveel tijd om het uit te leggen en te delegeren, dus waarom dan nog uitbesteden? Toch onvermijdelijk.

Delegating: Het omschrijven van de taak die je uitbesteed. Om je bedrijf als Clockwork te laten draaien, moet je een enorme psychologische drempel over. Iets dat Michalowicz niet ontkent. Je moet delegeren en vertrouwen. Vertrouwen houdt overigens in dat je je team de middelen en capaciteiten hebt gegeven om zelfstandig in te grijpen bij problemen.

Designing: De hoogste en belangrijkste van de 4D’s. Michalowicz benadrukt dat een leider zich hiermee bezighoudt, in plaats van doing. Het ontwerpen van je business. Het stukje strategie binnen je business, denken over nieuwe diensten en producten, nieuwe kansen, samenwerkingen en je lange termijn visie. Feitelijk moet je als ondernemer hier uiteindelijk het meeste van je tijd in zitten. Maar in the real world komt het er vaak op neer dat dit op de laagste prioriteit staat van de drukke ondernemer.

In het boek wordt in het bijzonder de focus gelegd op Delegating en Designing.

Processen en systemen: een noodzakelijk goed

Systemen creëren? Gadverdamme, ik heb niet eens tijd om gewoon m’n werk te doen, laat staan een nieuwe papieren tijger te schrijven voor mijn team. Mooi niet dus. Een uitspraak waar je je wel in kunt vinden, niet waar? Daarentegen weet Michalowicz je te overtuigen van het feit dat het vastleggen van systemen en procedures van cruciaal belang is.

De manier waarop is alleen wel een belangrijk aspect. Hij bespreekt daarom verschillende methodes die je toe kan passen om procedures te beschrijven en over te dragen. Wij hebben zelf overigens een favoriet: screenrecording software. Je neemt je scherm op als video en voegt daarbij het geluid van je microfoon toe. Je doorloopt het proces wat je wilt delegeren zoals je dat zelf altijd doet en benoemt hardop wat je doet en waarom. Een teamlid of virtual assistant kijkt dan virtueel over je schouder mee wat je doet en kan dit uitwerken in een proces. Op deze manier is de kans dat je stappen overslaat erg klein, en ben je niet uren bezig met het uitschrijven van de stappen met bijvoorbeeld screenshots. Bovendien, als er iets verandert in het proces, of in de user-interface van een stuk software, neem je gewoon weer een nieuwe video op.

Gekrenkt zijn: een schitterende emotie

Geloof het of niet, maar zelfs bij de voorbereiding van een welverdiende vakantie, waarbij je geen seconde hoeft na te denken over je bedrijf word je door Michalowicz aan z’n hand meegenomen in een vier weken-vakantieplan. Waar je in het bijzonder rekening mee moet houden is de mogelijkheid persoonlijk gekrenkt terug te komen. Tijdens Michalowicz zijn eigen vakantie in zijn Clockwork transitie merkte hij dat niemand hem nodig had. Vervolgens voelde hij zich buitengesloten en zijn bemoeienissen – nadat hij terugkwam – zorgden alleen maar voor verwarring. Zijn team kon het prima af zonder hem. Een deuk in z’n ego, maar het was het waard.

Drie credo’s rijker

Alles bij elkaar hebben we na het lezen van dit boek deze drie credo’s aan de muur gehangen:

  1. Probeer niet alles te fixen: je maakt pas meters met een focus op de grote (moeilijke) dingen;
  2. The one big goal of the day: elke dag kiezen we er eentje;
  3. Stop met denken dat jij de enige bent die iets kan: leer delegeren en overdragen.

Het boek is met name bedoeld voor entrepreneurs en kleine ondernemers. Mike zijn inzichten zijn ook veel waard voor grotere ondernemingen, maar uiteindelijk is de schaalbaarheid van zijn technieken naar mijn mening sterk afhankelijk van de opbouw van het bedrijf.

Concluderend, als je meer structuur in je onderneming wil krijgen is het Clockwork model een krachtige basis. Daarnaast is die vier weken vakantie natuurlijk een prachtig uitzicht om naar toe te werken. Op de website van Clockwork kan je de gratis Clockwork starter kit aanvragen wat een mooie teaser is.

Link naar NL Boek kopen (e-book)
Link naar US Boek kopen
Link naar Audible Boek kopen

Work Ninjas helpt jou werk uit handen te nemen, niet alleen zakelijk maar ook privé. Wij helpen ondernemers en ZZP’ers die meer werk hebben dan tijd. Ben je iets nieuws gestart en heb je geen idee waar je meer tijd vandaan haalt of waar je een sterk team vandaan haalt? Heb je al een langer lopende business en wil je je bedrijfsprocessen verbeteren of outsourcen, zodat jij meer tijd krijgt om te doen waar jij goed in bent? Kijk dan eens op https://workninjas.nl en laat ons team jouw team worden.

Tags:

Boekreview: Ondernemen in Crisistijd. Over Mindset, Cashflow en Strategieën

Reading Time: 3 minutes Als er een crisissituatie ontstaat, of dat nou een economische crisis is of een persoonlijke crisis, dan is het belangrijk om als ondernemer het hoofd koel te houden. Dat is…

Profit First: Van Cash-Eating Monster naar een Money-Making Machine

Reading Time: 4 minutes Maakt jouw bedrijf op papier grote hoeveelheden omzet maar hou je aan het eind van de maand niks over of draai je zelfs verlies? Profit First van Michael Michalowicz, auteur…

Het verschil tussen ‘doing it’ en ‘getting it done’: tips voor succesvol uitbesteden

Reading Time: 3 minutes Het kost me maar een paar minuten. Hoe vaak heb jij dat al tegen jezelf gezegd over een taak die je moest uitvoeren? De tijd die je bespaart door het…

Alles of niets? De 6 niveaus van uitbesteden

Reading Time: 5 minutes Taken uitbesteden kan een uitkomst zijn voor de drukke ondernemer. Vaak heerst echter de gedachte dat je het zelf beter kunt. Dat is natuurlijk niet waar. Uitbesteden draait om de…

5 werkzaamheden die een (business) coach kan uitbesteden aan een VA

Reading Time: 3 minutes Het werk van een (business) coach is op zichzelf al een fulltime baan. Neem daar de verantwoordelijkheden bij zoals het plannen van gesprekken, de klantenservice, het organiseren van webinars en…

De outsourcing frustratie cyclus

Reading Time: 5 minutes Ondernemers die wel eens hebben samengewerkt met een (virtueel) team of een Virtual Assistant (VA) hebben bijna allemaal wel eens een moment gehad waarbij de nodige wrijving ontstond. Dit komt…